De meeste organisaties hebben inmiddels de overstap naar Microsoft 365 wel gemaakt. Teams, SharePoint, OneDrive: allemaal handig, allemaal cloud-based, allemaal open voor samenwerking. En nu komt er een extra versnelling bij: AI. Met tools als Copilot die moeiteloos door al je documenten, chats en e-mails graven om suggesties te doen. Heel efficiënt. Totdat blijkt dat die slimme AI ook gevoelige data boven water haalt waarvan je dacht: “Wacht… had hij daar toegang toe?”. Juist in die context groeit de noodzaak voor data governance. En precies dáár komt AvePoint in beeld. We leggen uit hoe AvePoint voor AI in Microsoft 365 eruitziet.  

First things first: wat is AvePoint?

AvePoint is een Saas- en Data Management platform. Een wereldwijde softwareleverancier die gespecialiseerd is in het beheren, beschermen en optimaliseren van data in Microsoft 365. Het biedt oplossingen voor:

• Governance (wie mag wat, waar en wanneer)
• Compliance (voldoen aan wet- en regelgeving)
• Back-up & herstel (meer lezen over de AvePoint Cloud Back-up)
• Recordsmanagement
• Beveiligings- en toegangsrapportage

AvePoint is een cross-platform Multicloudoplossing, wat betekent dat er services van meer dan één cloudprovider kunnen worden toegepast. Met veilig en gedisciplineerd gegevensbeheer voor de digitale werkplek wordt samenwerken met gegevens makkelijker, veiliger en slimmer. Het helpt je beleid te automatiseren en zowel gebruikers als AI te sturen. Zonder dat je er handmatig bovenop hoeft te zitten.

Waarom wil je AvePoint in Microsoft 365?

Microsoft biedt veel tools om digitaal (samen)werken mogelijk te maken, maar laat het aan jou over om ze slim toe te passen. Denk aan Data Loss Prevention (DLP)-policies, retention, labels en Role Based Access Control (RBAC). Het kan allemaal, maar het is complex en verspreid over meerdere admin centers. Daarnaast is alles in Microsoft 365 open. Iedereen kan in principe Teams-sites aanmaken, bestanden delen en mappen exporteren.

Als je daar AI-tools als Copilot op zet, is er helemaal sprake van toegang tot data zonder goede controle en beheer. AI kijkt namelijk niet naar je functietitel of security policy, maar moet het doen met de rechten die zijn ingesteld. En deze zijn al snel te ruim, soms zonder dat je dit in de gaten hebt. Daar biedt AvePoint een oplossing voor.

Hoe gebruik je AvePoint voor data governance?

1. Cloud Governance

Teams of SharePoint-sites worden niet langer ad hoc aangemaakt. Met AvePoint Cloud Governance kan je gecontroleerd groeien in het aantal dataopslaglocaties, door middel van acties als:

• Provisioning workflows instellen
• Retention en permissions automatisch toewijzen
• Metadata en classificaties toevoegen bij de creatie van nieuwe sites

2. Policies & Insights (PI) 

Wie heeft toegang tot gevoelige data? Worden er externe links gedeeld buiten IT om? AvePoint Policies & Insights scant je hele omgeving real-time en geeft heldere dashboards met risico’s. Inclusief aanbevelingen. Hierdoor helpt het bij het aanbod van uitgebreide data-analyse. AI-tools kunnen veel, maar AvePoint kan zien wat AI (onbewust) dreigt te misbruiken. Policies & Insights let op:

• Permissions die automatisch zijn overgezet
• Het openen van gedeelde documenten met persoonsgegevens
• Datalek-risico’s op basis van gedragspatronen

3. Records & retention voor compliance

AvePoint Cloud Records automatiseert bewaartermijnen, versiebeheer en juridische hold-functionaliteit van je gegevens. Elke organisatie heeft te maken met steeds strengere regelgevingen als de AVG/GDPR, NEN 7510, ISO 27001 en HIPAA. Je moet kunnen aantonen dat je data zorgvuldig worden opgeslagen, vernietigd op het juiste moment en dat de bewaartermijn dus goed wordt beschermd. Deze AvePoint functionaliteit helpt je om regels aan te maken per type data, afdeling of gevoeligheidsniveau.

En ja: het werkt ook als gebruikers niet altijd netjes hun bestanden archiveren.

4. Cloud Back-up

Stel: een medewerker verwijdert per ongeluk een map. Of AI overschrijft een document dat nét af was. Een foutje is snel gemaakt. Dan wil je terug kunnen naar het originele bestand of een map terughalen. AvePoint Cloud Back-up biedt voor dergelijke situaties concreet:

• Tot 4 back-ups per dag
• Nauwkeurig herstel van bestanden, gesprekken en permissions
• Ondersteuning voor Exchange, OneDrive, SharePoint, Teams en meer Microsoft 365-applicaties. Met ondersteuning bedoelen we het bewaren en eventueel herstellen van gegevens uit deze applicaties

Wat zijn de voordelen van AvePoint voor AI in Microsoft 365?

1. Volledige controle over Microsoft 365-data, zonder handmatig beheer

AvePoint automatiseert governanceprocessen zoals toegangsbeheer en retention. Daardoor voorkom je dat er allerlei Teams-sites worden aangemaakt, data onveilig worden gedeeld en eigenaarschap onduidelijk wordt.

2. Risicobeperking door beleid en automatisering

Door vooraf beleid duidelijk op te stellen en automatisch toe te passen, voorkom je dat gevoelige data op plekken terechtkomen waar het niet mag komen. Als dit minder voorkomt, verlaagd automatisch de druk op je IT- en/of securityteam.

3. Naadloze integratie met Microsoft-tools

AvePoint sluit naadloos aan op Microsoft Graph en werkt binnen de Microsoft 365-omgeving. Gebruikers hoeven hun werkwijze nauwelijks aan te passen en er is geen sprake van third-party silo.

4. Inzicht in compliance & governance-status via heldere dashboards

Beheerder en compliance-officers zien in één oogopslag hoe de organisatie het doet op het gebied van beleid, risico’s en naleveing van wet-en regelgevingen. Dit maakt dat je gericht kan bijsturen waar nodig.

5. Controle over de toegang van AI

Tot slot zorgt Avepoint ervoor dat AI-tool als Microsoft Copilot alleen data zien die ook écht toegankelijk zijn voor de betreffende gebruiker. Zo houd je grip op wie wat ziet, nu én als AI straks echt de standaard is.

En wat zijn aandachtspunten voor het gebruik van AvePoint voor Microsoft 365?

AvePoint voor Microsoft 365 kent voldoende voordelen – die hebben we nu uitgebreid besproken. Maar natuurlijk is niks perfect en zijn er altijd een aantal valkuilen of aandachtspunten om rekening mee te houden wanneer je dit toe gaat passen binnen de organisatie. We leggen het je concreet uit, zodat je later niet verrast wordt.

• Investering vereist. AvePoint is geen gratis plug-in, je moet er een bepaalde investering voor doen. Zo zijn de kosten – als aanvulling op je Microsoft 365 maandlicentie – voor:
  • AvePoint Cloud Back-up voor Microsoft 365: €5 per gebruiker per maand
  • AvePoint Policies & Insights: €2,50 per gebruiker per maand
• Beheerders moeten goed worden meegenomen. De tools van AvePoint zijn krachtig, maar vragen wel om training. Zonder interne betrokkenheid krijg je ‘governance op papier’, dus het moet duidelijk zijn hoe dit alles in de praktijk goed werkt
• Adoptie bij eindgebruikers. Beleid werkt pas als het past in het werkproces van de daadwerkelijke gebruikers. Gelukkig biedt AvePoint veel automatisering, zodat gebruikers weinig extra hoeven doen. Maar het is belangrijk om ze mee te nemen in het “waarom” en “hoe” van de keuze voor en toepassing van AvePoint om betrokkenheid en medewerking te realiseren

Conclusie

AI maakt data governance urgenter dan ooit. We schreven er al meermaals over. AvePoint maakt dit behapbaar, onder andere door automatisering van bepaalde belangrijke aspecten als security-inzichten en back-ups. Dit maakt dat AI steeds meer een kans wordt, in plaats van een dreiging. Zolang je de randvoorwaarden maar goed inregelt als organisatie.

Kortom: je kunt nog zó veel investeren in AI, security en Microsoft-licenties — als je governance niet op orde is, bouw je op drijfzand. AvePoint helpt organisaties om structuur, veiligheid en compliance in Microsoft 365 te brengen. Niet alleen vandaag, maar ook als AI ondenkbaar is in de toekomst.

Meer weten over AvePoint, de toepassing van de tools binnen jouw Microsoft 365-omgeving of gewoon even sparren over dit onderwerp? Doen we graag. Bel ons, vul een contactformulier in of maak hieronder zelf meteen een afspraak met Dirk en een security-expert.