De introductie van Microsoft 365 Copilot lijkt inmiddels alweer een hele tijd geleden. Het heeft een nieuwe fase in de moderne, digitale werkplek geïntroduceerd. Echter, is het niet alleen een ondersteunende tool, maar kan het ook actief meewerken met gebruikers. Wat betekent Microsoft Copilot in Microsoft 365 concreet en hoe kan je dit voor je zien? We begrijpen dat dit nog niet heel tastbaar is, dus we leggen het je graag uit. Hoe gebruik je Copilot in de praktijk binnen veelgebruikte apps zoals Excel, Outlook, Word en Teams? En waarom zou dit relevant zijn voor jouw organisatie?

Copilot in Excel: van data naar inzicht

Voor veel organisaties is Excel de tool voor rapportages, analyses en planning. Met Copilot hebben gebruikers minder kennis nodig in Excel om diepgaande analyses te doen. Dit versnelt besluitvorming op basis van data en verbetert data-analyse aan de voorkant. Wat kan Copilot bijvoorbeeld doen?

• Samenvatten van datasets. Je kunt Copilot makkelijk vragen stellen als “Vat deze tabel samen” of “Wat zijn de belangrijkste trends in deze data?”. Copilot analyseert en geeft je een concreet antwoord, in een begrijpelijke taal
• Genereren van formules. Soms heb je complexe formules nodig om tot een antwoord te komen. Ook daarvoor kan je Copilot inzetten. Geef een instructie als “Bereken het gemiddelde over de afgelopen zes maanden”, en het schrijft de juiste formule
• Visualisatie. Stel een concrete vraag aan Copilot, waar het vervolgens een passende visualisatie van kan maken
• Detecteren van uitzonderingen. De tool kan patronen en afwijkingen vinden, zoals pieken of onderpresterende producten

Copilot in Outlook: slimmer communiceren

E-mail blijft een belangrijk communicatiemiddel binnen organisaties, maar het kan ook veel tijd kosten om in Outlook bepaalde acties uit te voeren. Denk aan lezen, formuleren en herhalen van standaardberichten. Vooral teams met veel externe communicatie kunnen veel uren per week besparen. Copilot maakt Outlook veel efficiënter door onder andere:

• Samenvatten van e-mails en threads. In volle inboxen kan Copilot lange e-mailwisselingen samenvatten in enkele zinnen
• Automatisch concepten opstellen. Geef kort aan wat je wilt communiceren en Copilot stelt een e-mail op in de juiste toon
• Sneller reageren. Klik op een voorgestelde antwoordoptie van Copilot, die je nog makkelijk kunt personaliseren waar nodig. Dit zijn directe concepten op basis van context die worden aangeboden

Copilot in Word: sneller schrijven, slimmer redigeren

Of het nu gaat om voorstellen, rapporten of aantekeningen: Microsoft Word is een onmisbare tool in vrijwel elke organisatie. Met Microsoft Copilot kan het schrijfproces worden versneld en de kwaliteit van documenten ook makkelijk worden verhoogd. Maar hoe doet de tool dit concreet?

• Schrijven op basis van input. Geef een prompt zoals “Maak een samenvatting van dit projectplan” of “Schrijf een voorstel op basis van deze bulletpoints” en Copilot genereert direct tekst
• Redigeren en verbeteren. Vraag om een kortere, formelere of duidelijkere versie van een specifieke tekst. Copilot past de stijl en toon automatisch aan
• Documentstructuur genereren. Laat Copilot helpen met niet alleen de tekst zelf, maar ook het opstellen van een inhoudsopgave, de koppen of sectie-indeling

Copilot in Teams: van vergaderingen naar actie

Microsoft Teams zorgt voor samenwerking binnen Microsoft 365. Het kan echter ook voor “vergadermoeheid” (ja, wij vinden dat dit een woord is) zorgen. Copilot zorgt ervoor dat overzichten duidelijk zijn en automatisch gegenereerd worden, én dat gebruikers beter voorbereid zijn op een vergadering. Dit kan concreet door het:

• Notuleren. Tijdens of na vergaderingen maakt Copilot automatisch een overzicht van besproken punten en actiepunten
• Samenvatten van gesprekken. Voor lange chats of kanalen biedt Copilot een snel overzicht van relevante informatie
• Voorbereiden van vergaderingen. De tool kan documenten en eerdere notities samenvatten ter voorbereiding op meetings

Wat levert het op voor organisaties?

Microsoft Copilot is uiteindelijk ontworpen om medewerkers productiever, efficiënter en slimmer te laten werken binnen hun Microsoft 365-omgeving. De voordelen raken meerdere lagen van een organisatie. Van individuele tijdswinst tot strategische impact op samenwerking, besluitvorming en zelfs innovatie. Waar moet je dan precies aan denken?

1. Tijdwinst

Taken die normaal gesproken 30 tot 60 minuten kosten – zoals het schrijven van een rapport of analyseren van een dataset – kunnen met Copilot in enkele minuten worden uitgevoerd. Je besteedt in dat geval vooral tijd aan een duidelijke prompt, en vervolgens een menselijke check op de output van Copilot.

2. Consistentie en kwaliteit

Copilot gebruikt interne bedrijfsdata (mits het daar toegang toe heeft, natuurlijk) om consistente taal en informatie door te voeren in documenten en e-mails.

3. Verlaging van de cognitieve belasting

Met andere woorden: medewerkers hoeven niet steeds opnieuw te bedenken hoe ze iets moeten formuleren of analyseren. Copilot neemt veel denkwerk over.

4. Verbeterde samenwerking

Dankzij automatische samenvattingen en notities ontstaat er minder miscommunicatie en meer gedeeld begrip binnen samenwerkingen.

5. Snellere adoptie van data- en schrijfvaardigheden

Medewerkers die normaal gesproken minder vaardig zijn in data-analyse of zakelijke communicatie worden dankzij Copilot productiever, zonder uitgebreide training.

Uitdagingen bij het gebruik van Copilot in Microsoft 365

Hoewel de voordelen van Copilot duidelijk zijn, brengt het gebruik ervan ook enkele uitdagingen met zich mee. Datakwaliteit en Governance vormen een belangrijk knelpunt: als de onderliggende documenten, e-mails of datasets onvolledig of verouderd zijn, genereert Copilot waarschijnlijk foutieve output. Daarnaast heb je nog de uitdaging dat je goed moet beheren tot welke informatie en interne bedrijfsdata Copilot toegang mag hebben per gebruiker. Je wil voorkomen dat iemand wordt blootgesteld aan informatie waar hij of zij geen toegang tot zou mogen hebben. Eerder schreven we uitgebreid over hoe je dit als organisatie kunt voorkomen en welke concrete stappen je daarvoor moet zetten. Daarnaast is er nog het risico op oververtrouwen. Dit betekent dat gebruikers geneigd kunnen zijn om gegenereerde teksten of analyses klakkeloos over te nemen zonder dit voldoende te controleren op juistheid.

Conclusie

Microsoft 365 Copilot is een slimme, directe hulp in je dagelijkse werk. Of je nu cijfers analyseert in Excel, mails wegwerkt in Outlook, een rapport schrijft in Word of overlegt in Teams: Copilot helpt je sneller, slimmer en met minder gedoe te werken.

Voor organisaties betekent dat minder tijd kwijt verliezen aan repetitief werk, meer ruimte hebben voor kernactiviteiten, en optimale samenwerking. Natuurlijk vraagt het ook om een stuk begeleiding, data governance en beheer, maar de winst is duidelijk: je haalt meer uit je werkdag én uit je mensen.

Meer weten over Microsoft Copilot en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? We denken graag mee. Ook kunnen we je een concreet kostenplaatje geven voor jouw organisatie en situatie. Lees er hier alvast meer over. Neem makkelijk contact met ons op of plan zelf een afspraak in bij Dirk.