Microsoft 365: Met deze 5 applicaties maximaliseer je de productiviteit van elke moderne werker

03/08/2021

Het afgelopen jaar heeft niets een snellere transformatie ondergaan dan de manier waarop we samenwerken. De digitale intensiteit van een gemiddelde werkdag is enorm toegenomen: gemiddeld spenderen we twee keer zoveel tijd in online meetings, duren deze meetings flink langer en ook onze onderlinge chat en e-mail communicatie is het afgelopen jaar flink toegenomen.

Midden in deze transformatie staan bedrijven voor de uitdagende opgave: hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers digitaal, veilig en productief samenwerken? Modern Workplace specialist én Microsoft 365 expert Andrew hielp de afgelopen jaren diverse organisaties bij het neerzetten van een Moderne Werkomgeving. Zijn basis? De inzet van het krachtige Microsoft 365.

 

De Moderne Werker

Jij en ik, we zijn het inmiddels allemaal: Moderne Werkers. We werken plaats- en tijdonafhankelijk, vergaderen digitaal en werken online samen met collega’s en klanten. Onze digitale behoefte is daarmee hoger dan ooit. IT is niet langer een middel maar een strategische keuze. Digitaal samenwerken, zonder concessies te doen op veiligheid en betrouwbaarheid. Voorbereid op de toekomst met behoud van flexibiliteit.

In deze blogpost neem ik je mee in mijn top 5 applicaties waarmee Microsoft 365 (voorheen: Office 365) de productiviteit van elke Moderne Werker maximaliseert:

  1. Microsoft Teams: Digitaal Samenwerken
  2. Power BI: Sturen op de informatie van vandaag
  3. Microsoft Planner: Organiseer teamwork
  4. Power Automate: Automatiseer werkprocessen
  5. Microsoft Forms: Verzamel gegevens

 

1. Digitaal samenwerken met Microsoft Teams

Voor de Moderne Werker is (online) samenwerking cruciaal. Maar op het vlak van samenwerken zorgt het tijds- en plaats onafhankelijk werken ook voor nieuwe uitdagingen: Informatie raakt verspreid over verschillende systemen en er is behoefte aan real-time samenwerken in documenten, planningen maken, videobellen en digitaal presenteren.

Microsoft Teams maakt communicatie, samenwerking en het delen van gegevens eenvoudig op een betrouwbare en veilige manier. Het is de snelst groeiende Office-applicatie en inmiddels niet meer weg te denken uit de meeste organisaties. De grote kracht van Microsoft Teams is het samenbrengen van alle informatie op één plek. De naadloze integratie met applicaties binnen de Microsoft 365 productsuite zoals Word, Excel, Sharepoint, Planner, maar ook met Third Party applicaties zoals Trello, maken het tot een onmisbare tool voor de verhoging van productiviteit en efficiënt samenwerken.

digitaal_samenwerken_met_microsoft_teams

Wil je meer weten over hoe je Microsoft Teams inzet binnen jouw organisatie of zelf aan de slag? Volg dan de gratis online videotraining van Microsoft.

 

2. Stuur op de informatie van vandaag met Power BI

Het onderbuikgevoel is al lang niet meer de manier om belangrijke bedrijfsmatige beslissingen te nemen. Data speelt een steeds belangrijkere rol in de strategische beslissingen en besluitvorming. Maar de groei van het applicatie landschap en het aantal IT-systemen, maakt (de veelheid aan) data ook steeds lastiger te vertalen naar bruikbare stuurinformatie. Medewerkers verliezen veel kostbare tijd, zijn minder productief en sturen vaak op verouderde gegevens.

Power BI is een Cloud gebaseerde Business Intelligence oplossing voor het visualiseren van bedrijfsgegevens in real-time interactieve dashboards en rapporten. Bestaande gegevens uit databases, Excel sheets en applicaties kunnen eenvoudig worden samengebracht. Inzicht in cijfers is daarmee niet langer een technische aangelegenheid. De Moderne Werker wil zijn rapportage behoefte zelf kunnen invullen, op een eenvoudige self-service manier. Met Power BI kunnen rapportages snel, zonder diepgaande kennis van het product, worden opgesteld. Een groot aantal standaard sjablonen is reeds beschikbaar voor directe integratie met veelgebruikte applicaties zoals SalesForce en Dynamics CRM en kunnen worden aangepast aan de behoefte van de organisatie.

 

Power BI wordt wereldwijd reeds door miljoenen Moderne Werkers gebruikt. Al 14 jaar op rij, voert Microsoft de lijst aan als Magic Quadrant Leader in Gartner’s Magic Quadrant op het gebied van Business Intelligence and Analytics. Steeds meer organisaties zien het belang in van sturing op actuele cijfers en zijn hierdoor efficiënter en productiever. Met inzicht dankzij Power BI, blijven organisaties de concurrentie voor en hebben ze een hogere klant- en medewerkerstevredenheid.

 

3. Organiseer teamwork met Microsoft Planner

Prioriteiten binnen organisaties wisselen, projecten worden complexer en veranderingen vinden steeds sneller plaats. Steeds meer organisaties gebruiken Agile methodieken zoals Kanban als alternatief voor traditioneel projectmanagement. Maar welke methode ook wordt gevolgd, effectief samenwerken begint voor de Moderne Werker met het helder krijgen van taken en werkzaamheden.

Microsoft Planner helpt bij de omarming hiervan en biedt een laagdrempelige oplossing voor taak georiënteerd digitaal samenwerken. Door het gebruik van buckets en het ordenen in visuele blokken, zijn projecten eenvoudig en visueel inzichtelijk. Alle teamleden kunnen real-time taken aanmaken of wijzigen en zijn op ieder moment op de hoogte van de stand van zaken. En laat je Green Belt of IPMA certificering maar thuis, want dankzij de intuïtieve interface hoef je zeker geen specialist te zijn in projectmanagement.

 

 

Onderweg of op kantoor? Microsoft Planner is te gebruiken vanaf ieder apparaat; vanuit de browser of als app. Dankzij de integratie met andere Microsoft 365 applicaties, zoals Teams, zijn bestanden en communicatiemiddelen direct voorhanden zonder te schakelen tussen verschillende applicaties.

 

4. Automatiseer werkprocessen dankzij Power Automate

Repeterende werkzaamheden kosten medewerkers veel tijd, met het verlies van productiviteit tot gevolg. De Moderne Werker wil zijn kostbare tijd niet inzetten met het uitvoeren repeterende werkzaamheden, maar zich focussen op zijn kerntaken.

Power Automate helpt bij het stroomlijnen van repetitieve taken en verhoogt efficiëntie, zonder dat hier diepgaande technische kennis voor nodig is. Power Automate kan bijvoorbeeld worden ingezet voor het verplaatsen van bedrijfsgegevens tussen verschillende applicaties, het omzetten van formulieren naar PDF of zelfs het automatiseren van taken op de lokale computer. Binnen het product zijn de mogelijkheden werkelijk eindeloos. Power Automate, integreert naadloos met de Microsoft 365 productsuite en honderden Third Party applicaties. De vele connectoren en beschikbare standaard sjablonen maken Power Automate tot een ware krachtpatser.

Met de inzet van Power Automate is de Moderne Werker niet langer afhankelijk van de vaak kostbare en complexe implementatie van automatiseringprocessen. Saaie repetitieve taken kunnen intuïtief en eenvoudig worden geautomatiseerd. Fijner werken door de inzet van Cloud technologie.

Wil je zelf ook aan de slag met Power Automate? Lees dan hier verder en ontdek de mogelijkheden.

 

5. Verzamel gegevens met Microsoft Forms

De Moderne Werker is graag goed geïnformeerd en wil op een eenvoudige manier gegevens kunnen verzamelen. Veilig en betrouwbaar. Hoe is de klanttevredenheid? Wat vinden onze medewerkers? Deze stuurinformatie is van groot belang voor de organisatie om de juiste beslissingen te kunnen nemen.

Microsoft Forms is een eenvoudige tool waarmee je vragenlijsten, enquetes en polls kunt uitzetten. Hierdoor wordt het maken van formulieren een fluitje van een cent. Enquêtes, een quiz of peiling is in een handomdraai gecreëerd. Microsoft Forms is te gebruiken vanaf ieder apparaat en de resultaten kunnen snel en eenvoudig worden gedeeld via Excel of via een koppeling met Power BI.

Ook het maken van toetsen of quizzen is een veel gebruikte mogelijkheid. Maak bijvoorbeeld presentaties aan klanten of meetings met collega’s nog interactiever door live feedback te verzamelenen presenteer direct de resultaten. Microsoft biedt uitstekende leermiddelen om je snel aan de slag te kunnen laten gaan met de mogelijkheden.

 

Elke Moderne Werker, verdient een Moderne Werkplek

 

 

Microsoft 365: De wereld van de Moderne Werker aan je voeten

Microsoft 365 biedt dus een breed scala aan mogelijkheden en voldoet daarmee aan de steeds groter groeiende digitale behoefte van de Moderne Werker. Ik ben ervan overtuigd dat de kracht van Microsoft 365 zit in de synergie en integratie tussen de verschillende applicaties uit de product suite. De naadloze integratie van de diverse applicaties maakt het geheel zo krachtig en biedt organisaties alle handvatten om hybride werken optimaal te ondersteunen en de productiviteit hoog te houden.

INNVOLVE helpt organisaties bij het beter, slimmer en efficiënter laten werken van medewerkers door de inzet van moderne Cloud technologie.

 

Over de auteur:
Hij was nog geen 15 toen hij achter de knoppen van zijn eerste werkgever kroop.  Anderhalve decennia later is Andrew Passon gepokt en gemazeld binnen de IT en heeft hij zich volledig gespecialiseerd op alles rondom de Microsoft Moderne Werkplek. Hij hanteert de harde stelregel 'Digitaal samenwerken, zonder concessies te doen op veiligheid en gebruikersgemak'.