Als je verantwoordelijk bent voor IT in je organisatie, dan weet je hoe belangrijk het is om de productiviteit en efficiëntie van je medewerkers te verhogen. Je weet ook dat Office 365 de basis is van je werkplek. En nu is er een nieuw AI-model binnen Office 365, toepasbaar op organisaties van alle soorten en maten. Zo is er ook Microsoft Copilot voor het MKB. 

Wat is Microsoft Copilot precies?

Microsoft Copilot is een slimme AI-assistent die je helpt om sneller en beter te werken met Office 365. Copilot leert van je gedrag, voorkeuren en doelen, en geeft je gepersonaliseerde suggesties, tips en feedback om je werk te verbeteren. Copilot werkt met alle Office 365-applicaties, zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en OneNote. Er wordt steeds meer gedeeld over de mogelijkheden en voordelen van Microsoft Copilot. Niet alleen door ons. Zo is er op YouTube veel over te vinden. 

Laten we dit alles voor het gemak even samenvatten. Met Microsoft Copilot kun je onder andere: 

• Geautomatiseerd teksten schrijven, verbeteren of samenvatten in Microsoft Word;
• Formules, analyses en grafieken bouwen of verbeteren in Excel;
• Presentatie(slides) ontwerpen, aanscherpen of oefenen in PowerPoint;
• E-mails opbouwen of plannen in Outlook;
• Vergaderingen voorbereiden, inplannen of opvolgen in Microsoft Teams;
• Notities schrijven, delen of op orde brengen in OneNote.

En dat is nog maar het begin. Microsoft Copilot leert voortdurend bij en past zich aan aan de behoeften en wensen. Zo kun je meer doen in minder tijd, met minder moeite én meer plezier. Het heeft duidelijk een heleboel voordelen voor alle soorten organisaties, maar wij focussen ons vandaag even op het midden- en kleinbedrijf. Wat kan Microsoft Copilot betekenen voor het MKB, hoe zit het met de veiligheid van het model en welke kosten komen daarbij aan te pas? Wij zochten het uit. 

Voordelen voor het MKB

Dat Microsoft Copilot genoeg voordelen kent, is ondertussen wel duidelijk. Maar wij geven ook graag antwoord op de vraag wat het praktisch gezien bijdraagt aan het dagelijks werk binnen jouw organisatie. Om dit te verduidelijken, gebruiken we nogmaals de kracht van de lijstjes:

1. Copilot gebruikt zowel DALL-E 3 voor het bepalen van afbeeldingen en GPT-4 voor tekstsuggesties. Dit zijn geavanceerde AI-modellen die achter het programma draaien;
2. Gegevensbronnen worden vermeld wanneer antwoorden worden gegeven, wat maakt dat de gebruiker de juistheid van de informatie te allen tijde kan nagaan;
3. De antwoorden die worden gegeven, zijn actueel. Dit doet het AI-model door onbeperkte data te gebruiken;
4. Tot slot slaat Copilot voor Office 365 geen prompt of antwoorden op. Jouw vragen worden dus niet gebruikt om het AI-model te trainen. Het ontwikkelt zichzelf door updates vanuit Microsoft aan de achterkant.

Wat kost Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot is beschikbaar voor alle Office 365-abonnementen voor het MKB. De prijs hangt af van het aantal gebruikers én de gewenste functionaliteiten. Een voorbeeld: voor een organisatie met 300 medewerkers die gebruik willen maken van alle Copilot mogelijkheden, betaal je €9,99 per gebruiker per maand bovenop je bestaande Office 365-abonnement. Kort door de bocht kent Microsoft Copilot drie abonnementen voor het MKB: Basic, Pro en Premium. Op basis van het doel van jouw organisatie met Copilot, bepaal je welk abonnement het beste past:

• Microsoft Copilot Basic. 

Het Basic abonnement geeft je toegang tot de basisfuncties van Copilot, zoals spelling- en grammaticacontrole, tekstvoorspelling, sjablonen en tips. Het Basic abonnement kost €5 per maand per gebruiker en is geschikt voor kleine bedrijven die vooral eenvoudige documenten maken. 

• Microsoft Copilot Pro. 

Het Pro abonnement biedt je meer geavanceerde functies, zoals inhoudsgeneratie, herformulering, samenvatting, vertaling en spraak-naar-tekst. Het Pro abonnement kost €10 per maand per gebruiker en is geschikt voor middelgrote bedrijven die regelmatig complexe documenten maken.  

• Microsoft Copilot Premium.

Het Premium abonnement geeft je de volledige functionaliteit van Copilot, met extra functies zoals plagiaatcontrole, sentimentanalyse, stijl- en toonadvies, personalisatie en integratie met andere Office 365-apps. Het Premium abonnement kost €15 per maand per gebruiker en is geschikt voor grote bedrijven die veel waarde hechten aan kwaliteit, consistentie en efficiëntie in hun documenten. 

Veiligheid en betrouwbaarheid

Natuurlijk is het ook van groot belang dat het gebruik van een AI-model binnen het werk van je medewerkers veilig is. Want hoe zit dat precies? Allereerst kunnen we je beloven dat Bing je content op de juiste manier via Copilot behandelt. Beveiligingen tegen gegevensverlies worden gerespecteerd wanneer het Microsoft Edge-browser wordt gebruikt. Wanneer een gebruiker zich vervolgens aanmeldt, worden gegevens versleuteld. Dit betekent dat geen enkel ander persoon dan degene die de prompts naar Copilot verstuurt, de gegevens kan inzien. Ná de sessie worden – als extra laag beveiliging – alle vragen en antwoorden automatisch verwijderd. Dus nogmaals: de gegevens die in de prompts te vinden zijn, worden niet gebruikt om AI-modellen te optimaliseren of testen. Dit biedt een hoge mate van veiligheid en privacy binnen het gebruik van Copilot.

Hoe start je met Microsoft Copilot?

Wil je weten wat Microsoft Copilot voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag dan nu een gratis Copilot Assessment aan bij Innvolve. Innvolve is een gecertificeerde Microsoft-partner die gespecialiseerd is in Office 365-oplossingen voor het MKB. Tijdens het assessment analyseren we hoe je nu werkt met Office 365. Denk aan data, security, governance en adoptie, wat je doelen en uitdagingen zijn, en hoe Copilot je daarbij kan helpen. We geven je ook een demonstratie in actie én een vrijblijvende offerte op maat. 

Conclusie: wij kijken ernaar uit om met je samen te werken! Jij ook behoefte aan een kop koffie met ons? Laat het ons weten!