HR-managers krijgen dagelijks dezelfde vragen over verlof, beleid en vergoedingen. Dit is logisch, maar het kost veel tijd en onderbreekt het werk continu. Vaak liggen de antwoorden al vast in documenten en systemen. Met slimme AI-technologie kan dit proces echter een stuk efficiënter worden gemaakt.

Met Famke van Ree, AI-engineer bij Innvolve.

Wat is een HR-agent?

Een HR-agent is een AI-assistent die medewerkers direct antwoord geeft op hun vragen, zonder dat de HR-afdeling hierbij betrokken hoeft te zijn. Dit ontlast HR en creëert meer tijd voor de focus op medewerkers en strategische taken.

JeAInine: de HR-agent van Innvolve

De HR-officer bij Innvolve heet Jeanine; de AI-agent die haar ondersteunt, heet JeAInine. JeAInine is speciaal ontwikkeld om vragen van medewerkers over HR-gerelateerde onderwerpen te beantwoorden, uitsluitend op basis van het aangeleverde Personeelshandboek.

In de afbeelding hieronder is te zien hoe de AI-agent JeAInine eruitziet:

De werking van JeAInine

JeAInine is ontworpen als een AI-agent met duidelijke instructies:

• Doel: beantwoording van HR-vragen van medewerkers.
• Kennisbron: alleen het Personeelshandboek. De agent zoekt niet op websites of externe bronnen.
• Antwoordstrategie: antwoorden worden altijd geciteerd uit het handboek, inclusief verwijzing naar paragrafen of hoofdstukken. Als informatie niet beschikbaar is, wordt dit expliciet aangegeven en wordt de medewerker doorverwezen naar de HR-afdeling.
• Extra functionaliteit: de agent kan samenvattingen maken van verschillende secties en een concreet actieplan opstellen voor de gebruiker.

Een voorbeeldvraag kan zijn: “Hoeveel vakantiedagen heb ik recht op per jaar?” JeAInine geeft dan een antwoord met duidelijke verwijzing naar het handboek.

Operationele vragen vooraf

Bij sommige afdelingen, zoals marketing, kan het nuttig zijn dat de agent vooraf een paar vragen stelt om extra context te verzamelen:

• Wat is je naam?
• Wat is je e-mailadres?
• Waar gaat je vraag over?
• Op welke afdeling heeft het betrekking?

Voor HR-vragen is dit meestal niet nodig, omdat alle benodigde informatie al in het Personeelshandboek staat.

Implementatie in jouw organisatie

Het implementeren van een HR-agent begint met een goed gestructureerd Personeelshandboek. Vervolgens kan een agent zoals JeAInine worden opgezet met tools zoals Copilot binnen de organisatie. Het is essentieel om de agent uitgebreid te testen door deze meerdere keren te laten controleren door verschillende medewerkers, zodat de antwoorden consistent en correct zijn.

Conclusie

Een HR-agent is een toegankelijke en effectieve oplossing om het werk van HR-managers te verminderen. Door medewerkers direct antwoord te geven op veelgestelde vragen, wordt tijd vrijgemaakt voor taken die echt waarde toevoegen.

Voor organisaties die een eigen HR-agent willen bouwen, kan contact worden opgenomen met experts uit het team Data & AI, zoals Famke van Ree, voor begeleiding en advies.

 

Over de auteur

Famke van Ree is AI-engineer in het Data & AI team binnen Innvolve. Met haar achtergrond in Informatiekunde, Data Science en AI werkt zij aan mooie AI-oplossingen voor klanten én intern.

 

Kunnen we je helpen?