Microsoft Copilot belooft een enorme boost in productiviteit, maar wat betekent dat voor de kosten voor jouw organisatie? We gaan het hebben over hoe de kosten zich ontwikkelen op basis van het aantal medewerkers, inclusief de impact van de benodigde implementaties en het gebruik van AvePoint Policies and Insights. Hoe ziet dat er in de praktijk uit en hoe kan je de kosten van deze AI-assistent beheren?

De toepassing van Copilot in een organisatie verloopt via verschillende stappen. We bespreken deze stappen en gaan in op de kosten die daaraan verbonden zijn.

Stap 1. Het Copilot Readiness Assessment

Bij Innvolve starten we met een gratis assessment, waarin je inzicht krijgt in de huidige stand van zaken binnen jouw organisatie met betrekking tot de toepassing van Copilot. Wat betekent het voor jouw organisatie? Moeten er nog zaken worden geregeld inzake Governance en Security? Binnen één dagdeel heb je een business case.

In het assessment:

• Wordt AvePoint Policies and Insights al ingezet om de datastromen te analyseren en inzicht te geven in de huidige governance;
• Identificeren we verbeterpunten voor je RBAC-model (Role-Based Access Control) en inventariseren we de benodigde aanpassingen voor OneDrive, Teams en SharePoint.

Dit assessment legt een sterke basis voor de implementatie en geeft je een helder beeld van wat nodig is om Copilot optimaal in te zetten in jouw organisatie.

De kosten? Het Copilot Readiness Assessment van Innvolve is gratis.

Stap 2. Offerte op maat

Na het Copilot Readiness Assessment ontvang je een offerte die de volgende onderdelen omvat:

1. Eenmalige kosten voor herinrichting en optimalisatie

   • Het verbeteren van het RBAC-model;
   • De (her)inrichting van OneDrive, Teams en SharePoint;
   • Kostenindicatie: tussen de €5.000 en €15.000 (gemiddeld €10.000).

2. Maandelijkse kosten

   • Licenties voor Microsoft Copilot (€28,10 per medewerker per maand);
   • AvePoint Policies and Insights (€2,50 per medewerker per maand).

Stap 3. Wat kost Microsoft Copilot voor mijn organisatie?

De kosten van Copilot variëren op basis van verschillende factoren, zoals het aantal gebruikers binnen je organisatie. Maar of je nu een kleine of een grote organisatie bent: de kosten zijn overzichtelijk én schaalbaar. Om concreet te maken wat dit met de kosten doet, geven we verschillende scenario’s mee. Dit geeft een helder beeld van de eerstejaarskosten én de doorlopende kosten na de implementatie.

Een zakelijke Microsoft 365-licentie kost voor zowel bestaande als nieuwe klanten €28,10 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement. Gemiddeld kost een implementatie van Copilot in een organisatie €10.000, afhankelijk van de hoeveelheid werk.

Kleine organisatie (50 medewerkers)

• Maandelijkse kosten. 50 × €28,10* = €1.405
• Jaarlijkse kosten. €1.530 × 12 = €16.860
• Eerstejaarskosten. €16.860 + €10.000** = €26.860
• Kosten na eerste jaar. €16.860 per jaar

Middelgrote organisatie (250 medewerkers)

• Maandelijkse kosten. 250 × €28,10 = €7.025
• Jaarlijkse kosten. €7.025 × 12 = €84.300
• Eerstejaarskosten. €84.300 + €10.000 = €94.300
• Kosten na eerste jaar. €84.300 per jaar

Grote organisatie (1.000 medewerkers)

• Maandelijkse kosten. 1.000 × €28,10 = €28.100
• Jaarlijkse kosten. €28.100 × 12 = €337.200
• Eerstejaarskosten. €337.200 + €10.000 = €347.200
• Kosten na eerste jaar. €337.200 per jaar

* De Microsoft Copilot licentiekosten per gebruiker per maand. 

** De gemidelde implementatiekosten van Microsoft Copilot.

Nog even terug: waarom is AvePoint Policies & Insights cruciaal?

Bij elke stap van de implementatie speelt AvePoint Policies and Insights een sleutelrol. Het is een waardevolle tool voor organisaties die hun Microsoft 365-omgeving willen beheren en beveiligen. Het biedt inzichten in beveiligingsrisico’s, helpt bij het naleven van compliance regels en verbetert de productiviteit door geautomatiseerde beleidsregels en het aanbod van uitgebreide data-analyse. Concreet helpt AvePoint Policies & Insights om:

• Data Governance te waarborgen. Inzicht in wie toegang heeft tot welke informatie;
• Risico’s te minimaliseren. Voorkomt onveilige datadeling en compliance-issues;
• Efficiëntie te vergroten. Geordende en veilige data dragen direct bij aan een soepel gebruik van Copilot.

Wat kost AvePoint Policies & Insights?

De kosten voor AvePoint Policies & Insights bedragen €2,50 per gebruiker per maand. Naast die licentiekosten, zijn er nog andere factoren die de totale kosten kunnen beïnvloeden:

• Implementatie. De kosten voor het implementeren van AvePoint Policies & Insights kunnen variëren afhankelijk van de complexiteit van de bestaande IT-omgeving en de benodigde aanpassingen. Er zijn Consultancy–uren nodig voor de implementatie. Het uurtarief van onze Consultants is ongeveer €135.
• Training. Training voor personeel om de tool effectief te gebruiken, kan ook een rol spelen in de initiële kosten.
• Ondersteuning. AvePoint biedt verschillende niveaus van ondersteuning, die de kosten kunnen beïnvloeden afhankelijk van het gekozen Service Level Agreement.

Conclusie

De kosten van Microsoft Copilot variëren afhankelijk van het aantal medewerkers en de benodigde optimalisaties. Daarom is het belangrijk om vooraf aan de implementatie van de AI-assistent goed inzicht te krijgen in de te verwachte kosten voor jouw organisatie. Zo kom je niet voor onverwachte kosten te staan.

Door te starten met een gratis assessment en gebruik te maken van krachtige tools zoals AvePoint Policies and Insights, leg je een solide basis voor een efficiënte en veilige implementatie.

Benieuwd wat dit voor jouw organisatie betekent? Neem contact met ons op voor een gratis assessment en ontdek hoe we jouw Copilot-implementatie samen tot een succes kunnen maken. Of heb je een specifieke vraag of wil je meer weten over jouw eigen kostenplaatje? Laat het ons weten!