De transitie van Qwoater naar de Cloud

Qwoater levert Document Management Software voor accountants, werkgevers en werknemer. In samenwerking met Innvolve werd het platform van dit snel groeiende technologiebedrijf eind 2020 volledig gemigreerd naar de Azure Cloud. Met deze stap kan Qwoater de veiligheid en continuïteit van haar platform nog beter garanderen, bovendien is de omgeving schaalbaar geworden en is het Cost Management zo ingericht dat zij flexibel kunnen op- of afschalen wanneer dit nodig is.

Wat is jouw rol binnen Qwoater?
“Mijn naam is Ernesto Lopez de Vega. Mijn rol binnen Qwoater is die van Product Owner en Directeur, maar ik ben ook één van de bedenkers van het concept van Qwoater. Ik loop inmiddels al heel wat jaren rond binnen de accountancybranche en loop daar al lang tegen het probleem aan dat processen rondom het klantdossier, zoals het slim en efficiënt delen van documenten, een flinke uitdaging is. Het antwoord daarop leveren wij met Qwoater.”

Wat was de overweging van Qwoater om te migreren naar de Public Cloud?

“Wij hebben als Qwoater een snelle groei doorgemaakt en ook een flinke ambitie voor de toekomst: We willen de hele Accountancy en Administratiekantoren branche bedienen. Dat betekent in ieder geval dat je erg schaalbaar moet zijn, een stabiele omgeving moet hebben en dat de security op orde moet zijn. Wij werken met zeer vertrouwelijke informatie. Ik geloof erin dat wij als SaaS partij niet meer ontkomen aan de mogelijkheden die een Public Cloud leverancier biedt.

Waarom heeft Qwoater voor Azure gekozen?

“Er zijn natuurlijk een aantal grote Cloud leveranciers. Wij kozen voor Microsoft Azure, puur omdat de Microsoft producten passen in onze omgeving. Ons systeem is op Microsoft technologie gebouwd en dit is dan ook de reden dat wij voor Microsoft Azure kozen.”

Wat zochten jullie in een partner toen voor Qwoater duidelijk werd dat er een migratie naar de Microsoft Cloud wenselijk was?

“Wij zijn opzoek gegaan naar een partner die bij een bedrijf als Qwoater past. Daarbij vond ik het heel belangrijk dat de aanpak pragmatisch is. Wij wisten toen nog niet goed wat we gingen tegenkomen en wat de juiste aanpak zou zijn. Ik zocht een partner die mee kon bewegen. Innvolve kende ik vanuit het verleden, ik kende hun aanpak en zo met hen in gesprek gegaan. Wat ik vooral belangrijk vind bij partijen waar je mee samenwerkt, is commitment. Dat heb ik bij Innvolve zeker gevonden. Het zit ook in hun naam, maar dat maken ze ook waar: ze zijn gecommitteerd en hebben de juiste insteek en zorgen daarmee dat het lukt.”

“Het zit in de naam, Innvolve is gecommitteerd, de mensen hebben de juiste insteek en zorgen ervoor dat het lukt.”

Op welke manier hebben jullie de migratie gerealiseerd?
“Wij zijn begin 2020 begonnen met het omzetten van onze testomgeving naar de Cloud. Zo konden we wat testen en hebben we alvast wat ervaring opgedaan. Daarna zijn wij gestart met het overzetten van de Acceptatieomgeving. Deze was veel complexer en draaide in Nederland in een conventioneel datacenter. Toen we dat onder controle hadden, hebben we alle voorbereidingen getroffen om de Productieomgeving te gaan migreren.

De daadwerkelijke migratie van de productieomgeving heeft twee maanden geduurd. We zijn gestart met een kick-off en het maken van het design. Denk aan vragen als: Hoe richten we Azure in? Welke diensten nemen we af? Welke policies stellen we in? Innvolve heeft dit allemaal ingericht en daar zijn we op gaan testen. Toen alle seinen op groen stonden hebben we in een weekend gemigreerd.”

“De migratie is zeker succesvol geweest, ik denk zelfs eentje ‘uit het boekje’. Ik heb veel ervaring met ICT projecten en meestal worden die niet helemaal gehaald. Als je beseft dat wij eigenlijk in twee maanden tijd de productieomgeving hebben omgezet, inclusief de miljoenen documenten die wij hebben, dan is dat zeker een succesvolle migratie. Natuurlijk gaat niet alles goed. De eerste dag dat wij live gingen hebben we bijvoorbeeld wat uitdagingen gehad, vooral omdat de Azure omgeving veel sneller is dan onze oude omgeving, maar sindsdien hebben wij geen belangrijke technische issues gehad.”

Welke resultaten zijn voor jullie het meest belangrijk?

“De Azure Cloud heeft ons eigenlijk drie dingen gebracht: Rust, continuïteit en inzicht in de kosten.

Het belangrijkste is de rust. Wij zijn vanuit een conventioneel datacenter naar de Azure Cloud gegaan. Vandaar dat je merkt is dat je zoveel meer inzicht hebt in hoe je systeem draait, we zijn veel proactiever en zien veel sneller als onderdelen in de omgeving aandacht nodig hebben. We hebben vrijwel geen technische issues meer en kunnen ons daardoor volledig focussen op de doorontwikkeling met het systeem. Want dat willen we uiteindelijk: klanten tevreden houden en nog meer tevreden maken.

Een ander behaald resultaat is de schaalbaarheid en continuïteit. Nu draaien we op drie locaties in Nederland en kunnen zo uitwijken naar Ierland, mocht dit nodig zijn. Dat is nu veel beter georganiseerd.

Ook aan de kostenkant zie je dat je veel meer inzicht hebt en je veel beter kan sturen waar de kosten heen gaan. Je hebt ook van te voren veel beter inzicht in wat de effecten zijn als je iets uitbreidt of niet.

Wat zijn nu de volgende stappen die jullie gaan ondernemen?
Wij richten ons nu vooral op een stuk automatisering. We hebben nu nog best wat handwerk, daar willen we vanaf. Zeker ook met bijvoorbeeld het uitbrengen van nieuwe releases. We releasen nu ongeveer eens per 1 a 2 weken en nog veel handmatig en dat zal straks naar 2 of 3 keer per week gaan.

Hoe kijkt Qwoater terug op de hele migratie?

Als ik terugkijk is er één ding wat mij het meeste opvalt en ook een bevestiging is: Je kunt allerlei methodes, technieken of werkwijzen hebben, uiteindelijk zijn het de mensen en hun commitment wat het verschil maakt. Dat zie je ook in dit traject. Uiteindelijk hebben de mensen het gedaan en is het gelukt omdat het moest lukken en iedereen er vol voor ging. Dat is mooi om te zien. Los van alle tools en alles wat je daaromheen ook nodig hebt, de mensen hebben het verschil gemaakt. Samen met Innvolve, en daar zijn wij super blij mee.