De migratie van SMO Breda naar de Microsoft Azure Cloud.

SMO Breda is een stichting die zich bezighoudt met de opvang en begeleiding van dreigend dak-, en thuislozen, met als doel dat zij weer volwaardig deel kunnen nemen aan de samenleving. SMO ondersteunt cliënten in het vinden van stabiele woonruimte en het opbouwen van een steunend en sociaal netwerk. Daarnaast motiveert SMO hen om deel te nemen aan zinvolle activiteiten. Met de kernwaarden Verantwoordelijk, Oprecht en Op Maat maakt SMO Breda echt impact op de samenleving en in het leven van veel van haar cliënten. Hoe gaaf is dat?!

Anne-Will van Dijk: Manager bedrijfsvoering bij SMO Breda
Eind 2020 migreerde SMO Breda samen met Innvolve volledig naar de Azure cloud. Hier ging een kritisch migratieproces aan vooraf. Met Anne-Will blikken we terug op dit traject. Hoe is alles verlopen?

Wat is jouw rol binnen SMO Breda?
“Ik ben sinds drie jaar manager bedrijfsvoering bij SMO Breda. Dat houdt in dat ik me met allerlei dingen rondom de zorg en het primaire proces bezighoud. Zowel met financiën, facilitaire zaken, als zorgadministratie. En uiteraard ICT.”

Was dit jouw eerste ervaring met het migreren naar de Publieke Cloud?

“Ja! Als organisatie hebben we wel wat kleinere vraagstukken voor onze kiezen gehad binnen ICT. Maar dit was de eerste keer dat we zo’n groot en essentieel onderdeel naar de Public Cloud hebben gemigreerd.”

Wat zochten jullie in een partner toen voor SMO Breda duidelijk werd dat er een migratie naar de cloud van Microsoft wenselijk was?
“We wilden het gevoel krijgen dat een partij met ons meedenkt, zodat we als co-partners kunnen fungeren. We waren op zoek naar een organisatie van een bepaalde omvang. Niet te groot en massaal, zodat we geen standaard oplossing zouden krijgen. Maar ook niet te klein, vanwege de kwetsbaarheid van het gehele proces. Innvolve voldeed aan onze eisen en daarom zijn we met hen dit traject ingegaan.”

Vooronderzoek

Wat kun je vertellen over het startpunt van deze migratie en de keuze voor Microsoft?
“Het startpunt van dit traject en de overwegingen die zijn gemaakt hadden met name te maken met onze voormalige oplossing. Deze werd te oud, te gedateerd en was duidelijk toe aan vervanging. We hadden een betrouwbare oplossing, maar het was tijd voor vervanging.”

Intensief & Innoverend

SMO is niet voor de makkelijkste weg gegaan, samen kozen we voor een gloednieuwe oplossing: Windows Virtual Desktop (WVD). Peter Hoekstra, één van de Innvolvers die bij dit traject betrokken was vertelt hier meer over: “Er is geïnventariseerd welke software er bij SMO draait en hoe het huidige IT-landschap eruit ziet. Daarna zijn we met elkaar gaan brainstormen. SMO Breda werd het beste geholpen met de voordelen die Virtual Desktop biedt, gebouwd op het Azure fundament. Alle technologie achter de hardware, zoals broker, gateway en security, neemt Microsoft grotendeels uit handen.

Hiermee biedt Microsoft voor SMO Breda een hele mooie oplossing. Met behulp van whitepapers ga je dan zelf bouwen, testen, overleggen en kijken totdat je zeker weet ‘we gaan het zó doen’. Maar toen kwam Corona; in korte tijd de samenwerking met klant en collega`s heruitvinden en toch op koers blijven van je migratiepad. Met heel veel thuiswerken, hebben we elke dag toch de focus en het vertrouwen behouden richting de migratiedag. Geen excuses, maar leveren wat beloofd is binnen de afgesproken tijd. Om dat gewoon voor elkaar te krijgen. Een compleet nieuw product welke nog elke dag wijzigde en waarvan weinig use- en/of business cases bekend zijn.”

Een toekomstbestendige oplossing

De cloudmigratie is nu afgerond. Anne-Will, zou je spreken van een succesvol traject en resultaat?

“De migratie is nu zo goed als afgerond. Er zijn nog wat laatste puntjes, maar dat is gebruikelijk in een migratietraject. Wat we vooral hebben gemerkt, is dat het een totaal oplossing biedt. Juist met het oog op de toekomst. De schaalbaarheid en flexibiliteit van de omgeving speelt daar een grote rol bij. Daarnaast merken we dat de Public Cloud zelf ook oneindige ontwikkelingen door gaat maken. We hebben met dit traject alles wel een keer in handen gehad, dus het biedt voor de toekomst veel ideeën. Waar je nog afscheid van zal nemen of waarin we juist willen innoveren.

De hele migratie is een partnership geweest tussen Innvolve en onze medewerkers van ICT. Het was ook een bijzondere tijd, want door Corona zaten we letterlijk op afstand. Dat heeft wel zijn moeilijkheden gehad, maar we hebben weinig bureaucratie ervaren en de communicatie was heel goed. Doordat we altijd met elkaar zijn blijven sparren, zijn we tot de beste oplossing gekomen voor onze organisatie. Dat is heel gaaf. Dat je in eerste instantie linksaf denkt te gaan, maar uiteindelijk tot de conclusie komt dat rechtsaf voor ons het beste werkt.”

Hoe kijken jullie terug op de hele migratie?

“We kijken terug op dit traject als intensief, innovatief en allesomvattend. Het partnership met Innvolve was prettig en laagdrempellig. Dat is voor ons het belangrijkste kernpunt in een samenwerking. Gehoord worden en als gelijkwaardigen te werk gaan. In kritische migratietrajecten loop je af en toe tegen problemen aan, maar daar hebben we elkaar juist in weten te vinden. Dat we met elkaar een compleet nieuw traject mochten bouwen en uitrollen; dat is natuurlijk super. De mogelijkheden zijn vanaf hier eindeloos.”