De transitie naar de moderne werkplek

Door de pandemie werd de Modern Workspace al een hele tijd geleden steeds belangrijker. Met name de balans tussen werk en privé is meer dan ooit aan de orde. En met precies die motivatie bundelden Innvolve en Terberg hun krachten om bij Terberg de Modern Workspace zo optimaal mogelijk te realiseren. Op basis van een vier-fasen plan gingen ze aan de bak om alle bedrijven één voor één over te zetten. Met de focus op adoptie en nazorg.

Wat is jouw rol binnen Terberg en binnen dit project?
Mijn naam is Abi Merfol. Ik ben projectmanager bij Royal Terberg Group en voornamelijk verantwoordelijk voor IT-projecten en daardoor ook verantwoordelijk voor het project Cloudtransitie dat we met Innvolve hebben aangepakt.

Wat is het startpunt geweest om Modern Workplace op te zetten?
Door Corona is de Modern Workspace veel belangrijker geworden, want mensen zijn steeds meer thuis gaan werken. Daardoor kwamen we er ook achter dat je met de Modern Workspace meer balans hebt tussen privé en werk en dat wilden we gewoon gerealiseerd hebben. Maar om Modern Workspace goed voor elkaar te krijgen, moet heel veel data naar de Cloud. En laat Innvolve nou bekend staan als Cloudtransitie-expert!

En waarom hebben jullie specifiek voor Innvolve gekozen?

We zijn door Innvolve uitgenodigd voor een werkontbijt, om te gaan sparren over wat Innvolve doet en voor ons kan betekenen. Met name het stuk begeleiding van Modern Workspace, dat sprak ons aan. En na een goed uitgewerkt plan, hebben we besloten om met Innvolve in zee te gaan.

Hoe hebben Terberg en Innvolve dit samen aangepakt?

• Inventarisatie en doel
  Het project bestond uit vier fases. Fase één was het inventariseren van de documentatie en van de data. Tegelijkertijd werd er een interview gehouden met key users on-site. Ook werd er gekeken hoe de documenten aan elkaar gekoppeld zijn en of er bijvoorbeeld macro’s in te vinden zijn.
• Blauwdruk & Demo
  In fase twee werd de site gebouwd, op basis van een vooraf gedefinieerde blauwdruk. Ook werden er autorisatiematrixen ingevuld én werd er een demo-site opgebouwd om dat aan de key users te kunnen laten zien.
• Cloudtransitie
  Fase drie was de daadwerkelijke Cloudtransitie. Eerst wordt dan de data overgezet en op een bepaald moment wordt met de key user het go-live moment afgesproken. Vóór dat moment gaan we nog één keer data overzetten. Dat gebeurt dan in het weekend voorafgaande aan het livemoment. Op de eerstvolgende maandag gaan we vervolgens live.
• Nazorg & Adoptie
  En fase vier is het stukje nazorg, waarbij we ter plekke de gebruikers ondersteunen bij vragen of bij hobbels die ze tegenkomen. Zodat we met een gerust hart na de go-live weer naar huis kunnen gaan!

Hoe was het om dit project samen met Innvolve te doen?

Op basis van hun ervaring weten ze heel goed hoe ze de blauwdruk moeten maken, hoe ze de mensen moeten uitleggen waar we het voor doen én hoe het gaat gebeuren. En ze kunnen in een vroeg stadium de collega’s op de hoogte stellen van bepaalde valkuilen als we het zouden doen op de manier waarop zij het willen. Daardoor kunnen we op een vroeg stadium de rimpels gladtrekken en zorgen dat de transitie goed gaat.

En nu?

We zijn er nog niet: we hebben nu drie bedrijven gedaan. Maar terugkrijgend op het project, zijn we heel tevreden over wat we al hebben neergezet met elkaar. De transitie is soepel verlopen en tot nu toe hebben we weinig vragen of klachten gekregen van de bedrijven die over zijn.

En waar zijn jullie eigenlijk het meest trots op?
De grootste uitdaging? Je collega’s meekrijgen in verandering van de manier van werken. Waar ik het meest trots op ben is dat, voordat we live gingen, de collega’s zich er bewust van zijn dat ze anders moeten gaan werken en vooral het “waarom”. Het adoptie-niveau is vrij hoog, waardoor de overgang makkelijker wordt en waardoor het veranderen van de mensen eigenlijk heel soepeltjes verloopt. Daar ben ik heel erg trots op!

Wat zouden jullie de volgende keer anders doen?
Kort gezegd: Niets. Ik kan echt niets opnoemen. We doen de transitie per bedrijf, zodat we het bedrijf de nodige aandacht en tijd kunnen geven om te kunnen wennen. Het gaat niet super snel, ook niet heel langzaam, maar het is niet iets wat ik anders zou willen zien. Goed, toch?!