Intussen kennen we ‘t wel: Microsoft Copilot. Een geavanceerde AI-assistent voor verschillende applicaties en services van Microsoft 365, Windows en Edge. Daarvoor maakt het gebruik van grote taalmodellen van GPT-4. Voor het veilig en optimaal gebruiken van Copilot, is echter goede governance van IT binnen je organisatie van groot belang. Om dit concreet aan te kunnen pakken, helpen wij je graag met praktische tips en strategieën.

Even terug: wat is IT-governance?

IT-governance verwijst naar de processen en structuren die ervoor zorgen dat investeringen in IT de doelstellingen van jouw organisatie ondersteunen. Dit gaat over het beheer van IT-resources, het waarborgen van naleving van regelgeving en het minimaliseren van risico’s rondom digitaal werken. Concreet houdt dit het vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden, procedures en processen in die nodig zijn om je IT-omgeving effectief te beheren, toe te passen en te delen met bevoegden.

Het conflict tussen IT-governance en Copilot

Eerder schreef Computable al over het ervaren conflict tussen Microsoft Copilot en IT-governance binnen organisaties. Er zijn zelfs organisaties die de implementatie van de AI-assistent stopzetten vanwege onzekerheid. De oorzaak van het conflict tussen de complexiteit van IT-omgevingen en Copilot ligt niet bij Microsoft, maar ontstaat met name door toegangsrechten binnen een organisatie. Hierdoor kan het namelijk voorkomen dat gebruikers van Copilot bij gegevens, documenten of applicaties kunnen waar zij in beginsel geen toegang toe hebben.

Waarom is IT-governance belangrijk voor Microsoft Copilot?

Copilot staat erom bekend dat het de productiviteit van gebruikers verhoogt en besluitvorming kan verbeteren. Dit is echter niet het geval wanneer het beheer van de IT-omgeving en toegang tot data niet goed is ingericht. Goede governance zorgt namelijk voor:

• Veiligheid en naleving. Bescherming van gevoelige gegevens en naleving van regelgeving;
• Efficiëntie. Optimalisatie van IT-resources en processen;
• Transparantie. Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie.

Wat kan je doen om Copilot IT-governance te optimaliseren?

1. Definieer duidelijke rollen en verantwoordelijkheden

Eén van de eerste stappen in het optimaliseren van IT-governance is het definiëren van duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Wat betekent dit concreet?

• Copilot Eigenaar. Wijs iemand aan die verantwoordelijkheid draagt voor het beheer en de implementatie van Copilot;
• Copilot Bijdrager. Bepaal welke gebruikers toegang hebben tot specifieke functies van Copilot;
• Beveiligingsbeheerder. Zorg voor beveiliging en de naleving van regelgeving door hier iemand voor verantwoordelijk te stellen.

2. Implementeer Role-Based Access Control (RBAC)

Role-Based Access Control is een essentieel onderdeel van IT-governance. Het stelt je in staat om toegang tot IT-resources te beheren op basis van de rol van een gebruiker binnen de organisatie. Voor Microsoft Copilot betekent dit:

• Toegang beperken. Alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot Copilot-functies;
• Minimale rechten toekennen. Gebruikers krijgen alleen de rechten die ze nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.

3. Gebruik Privileged Identity Management (PIM)

Privileged Identity Management helpt bij het beheren en controleren van verhoogde toegang tot IT-resources. Dit is vooral belangrijk voor Microsoft Copilot, omdat het toegang heeft tot gevoelige bedrijfsgegevens. Met PIM kun je:

• Tijdelijk toegang geven. Gebruikers krijgen alleen tijdelijk extra toegang wanneer dat nodig is;
• Controleren en rapporteren. Alle activiteiten worden gecontroleerd en gerapporteerd voor het naleven van regelgevingen en de beveiliging.

4. Implementeer beveiligingsbeleid en -procedures

Een sterk beveiligingsbeleid is heel belangrijk voor het beschermen van je IT-resources en -gegevens. Dit omvat:

• Gegevensbescherming. Zorg ervoor dat alle gegevens die door Copilot worden verwerkt, worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. Denk daarbij aan dataretentie – waar we eerder uitgebreider op ingingen – waarmee je bepaalt hoe lang specifieke gegevens bewaard moeten worden. Hier komt ook AvePoint bij kijken: een waardevolle tool voor organisaties waarmee hun Microsoft 365-omgeving goed beheerd en beveiligd wordt;
• Naleving van regelgeving. Zorg ervoor dat je voldoet aan alle relevante regelgeving rondom dataverwerking, -opslag, en -retentie, zoals GDPR en CCPA.

5. Gebruik Azure Policy en Resource Locks

Azure Policy en Resource Locks helpen bij het waarborgen van naleving en bescherming van je resources. Met Azure Policy kun je beleid definiëren en afdwingen. Via het compliance dashboard wordt een overzicht gegeven van de huidige staat van je IT-omgeving, op niveau van een resource of policy. Hier is bulk-herstel mogelijk van bestaande resources of automatisch herstel van nieuwe gegevensbronnen.

Resource Locks voorkomen op hun beurt dat kritieke resources per ongeluk worden verwijderd of gewijzigd. Als beheerder kan je bepaalde abonnementen, resource groepen of resources vergrendelen, wat alle gebruikersrechten overschrijft. In de Azure Portal worden deze vergrendelingen Delete en Read-only genoemd, terwijl ze in de command line terug te vinden zijn als CanNotDelete en ReadOnly. CanNotDelete betekent dat de geautoriseerde gebruikers een resource kan inzien en bewerken, maar niet kan verwijderen. ReadOnly betekent dat de gebruiker een bron niet kan verwijderen én niet kan bewerken.

6. Monitor en evalueer regelmatig 

Tot slot is het essentieel om je IT-governance regelmatig te monitoren en evalueren. Door op basis van een standaard cyclus de prestaties bij te sturen en de kwaliteit van je governance te beoordelen, werk je aan de effectiviteit. Houdt daarbij rekening met:

• Prestatie-indicatoren. Definieer en monitor prestatie-indicatoren om de effectiviteit van je IT-governance goed te kunnen meten;
• Audits en beoordelingen. Voer regelmatig audits en beoordelingen uit om naleving en beveiliging te waarborgen.

Conclusie

Kortom: het optimaliseren van je IT-governance voor Microsoft Copilot is een doorlopend proces dat voortdurend aandacht en bijsturing nodig heeft. Door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden te definiëren, RBAC en PIM te implementeren, en sterke beveiligingsbeleid en procedures te volgen, kun je ervoor zorgen dat je organisatie de voordelen van Copilot maximaal benut. Vergeet niet om regelmatig te monitoren en te evalueren om ervoor te zorgen dat je governance-processen effectief blijven.

Wil je eens sparren over de mogelijkheden van Microsoft Copilot voor jouw organisatie of juist verder ingaan op de uitdagingen en aandachtspunten van de applicatie? Wij denken graag met je mee, natuurlijk. Neem contact met ons op of plan vrijblijvend een belafspraak in met Dave.