SharePoint en Microsoft Teams zijn krachtige tools die samenwerking en documentbeheer verbeteren. De overstap van on-premise naar deze Microsoft platforms kan ontzettend veel voordelen opleveren voor kleine én grote organisaties. Een succesvolle datamigratie betekent echter ook een zorgvuldige planning en uitvoering. Hoe pakken wij zo’n migratie aan en wat betekent het voor een organisatie?

Wat is SharePoint?

SharePoint van Microsoft is een applicatie die samenwerken in onlinebestanden mogelijk maakt. Door een interactieve teamsite per team of afdeling kunnen gegevens, documenten en bestanden in allerlei vormen worden bewerkt, opgeslagen en gedeeld. Iedereen kan werken in hetzelfde onlinebestand en werkt meteen aan de laatste versie, vanwege versiebeheer. SharePoint is er ook om informatie te publiceren. In het geval van samenwerken in bestanden, heeft slechts een beperkte groep mensen toegang tot het lezen en bewerken van een document. In het geval van publiceren van bestanden, heeft bijna iedereen in de organisatie toegang tot die informatie. Al zijn dit vaak alleen leesrechten.

Wat is Microsoft Teams?

Wanneer je werkt in Microsoft Teams, draait SharePoint Online op de achtergrond de applicaties waarin je (samen)werkt. Zo is het tabblad “Documents” in elke applicatie eigenlijk een SharePoint-documentbibliotheek. Microsoft Teams is echter de interface waarin je werkt. Daarnaast biedt deze applicatie ook aanvullende mogelijkheden. Zo heeft het een chatfunctie, een agenda gekoppeld aan Outlook en staat het bekend om de (video-)belmogelijkheden.

Waarom migreer je je data naar Teams en SharePoint?

Migreren van je data van on-premise locaties naar Team en SharePoint gebeurt op basis van verschillende redenen. Wanneer gebruikers werken in Microsoft 365-applicaties, zijn bestanden altijd, overal en op elke device beschikbaar. Hierdoor zijn zij in staat om effectief en live samen te werken met en binnen deze bestanden. Er is ook direct sprake van versiebeheer van de informatie. Met Role Based Access – op basis van persona’s uit jouw organisatie – houd je grip op toegang en veiligheid van zakelijke gegevens. Dit geeft direct beter inzicht in de way-of-working van gebruikers. Niet minder belangrijk is het voordeel van optimaal beveiligde data. Met onder andere geavanceerde versleuteling, strenge toegangsvoorwaarden, multi-factor authenticatie voor gebruikers en data-encryptie, is veiligheid van jouw gegevens topprioriteit voor Microsoft. Een ander bijkomend voordeel is dat je op deze manier beter inzicht kunt krijgen in alle data die je tot het moment van migratie on-premise hebt verzameld. Je kunt het opschonen en archiveren waar gewenst.

Hoe pak je de datamigratie naar Microsoft Teams en SharePoint aan?

Op basis van ervaring met eerdere datamigraties bij verschillende typen bedrijven werkt Innvolve met een blauwdruk om tot een succesvolle migratie te komen. Deze blauwdruk bestaat uit vier fasen: voorbereiding, plan van aanpak, uitvoering van de migratie en nazorg. Laten we deze fasen eens nader bekijken.

Fase 1. Voorbereiding

Om goed inzicht te verkrijgen in het gebruik van bestanden binnen jouw organisatie, houden we interviews met verschillende key users. Dit geeft ook een beeld van de mogelijkheden en onmogelijkheden voor de migratie van deze bestanden naar Microsoft SharePoint. Onze specialisten kunnen op basis van de huidige werkwijze en voor- en afkeuren van gebruikers de migratie inrichten. In deze fase is het ook belangrijk dat je de plannen voor de migratie laat landen binnen de organisatie, zodat er begrip en betrokkenheid ontstaat. Andere activiteiten binnen deze fase zijn:

• Het vroegtijdig betrekken van key users om ervoor te zorgen dat zij de interviews en migratie als hoge prioriteit zien;
• Het aanstellen van stakeholders;
• De technische inventarisatie, en;
• De kick-off met aangestelde stakeholders ter voorbereiding van de migratie.

Tijdens de technische inventarisatie gaan we dieper in op welke data momenteel op de fileserver worden opgeslagen. Denk hierbij aan het soort programma’s dat informatie wegschrijft of juist ophaalt. Hoe gaan deze applicaties om met een Cloudoplossing als SharePoint? Door hier aan de voorkant goed over na te denken, zorgen we ervoor dat we tijdens de migratie niet voor verrassingen komen te staan.

Fase 2. Plan van aanpak

Vervolgens wordt er, op basis van eerdere voorbereiding en interviews met key users, een plan opgesteld. Hierin worden ook de uitgewerkte persona’s opgenomen, om de migratie af te stemmen op het huidige gebruik van tools binnen de organisatie. In het plan van aanpak staat hoe de migratie, van bestaande DFS-structuur (Distributed File System) naar de nieuwe SharePoint Online en Teams-omgevingen, wordt uitgevoerd. Hierin worden ook de scope, planning, risico’s van de migratie en training en adoptie van gebruikers en nazorg van de migratie beschreven. Dit plan geeft het migratieteam – of dat nu een projectteam van Innvolve of onder eigen regie van jouw organisatie is – houvast voor het bouwen en structureren van de omgevingen. Activiteiten die concreet worden uitgevoerd in deze fase, zijn:

• Het inventariseren van de bestaande mappenstructuur;
• De Van-tot-Naar-Matrix ten behoeve van de bestandsmigratie opstellen;
• De scope beschrijven;
• Risico’s en risicomitigatie uitwerken;
• Planning en doorlooptijden in kaart brengen;
• Nazorg beschrijven, en;
• Trainings- en adoptiebehoefte voor gebruikers in kaart brengen.

Fase 3. Uitvoering van de migratie

Na een goede voorbereiding is het tijd om de migratie daadwerkelijk plaats te laten vinden. Dit gebeurt middels Delta Sync. Wat komt er allemaal bij de datamigratie naar Microsoft Teams en SharePoint kijken?

• Het opbouwen van nieuwe SharePoint sites;
• Het opzetten van groepen en access control tot verschillende sites;
• Data overzetten van DFS (de huidige mappenstructuur) naar de nieuwe SharePoint sites;
• Back-ups worden samen met de klant ingeregeld;
• Ook worden er controles van deze back-ups gemaakt, en;
• Tot slot wordt de nieuwe omgeving beschikbaar gesteld.

Fase 4. Nazorg

In de laatste fase van de datamigratie draait het om persoonlijke ondersteuning voor gebruikers van de nieuwe SharePoint- en Teams-omgeving. Gecombineerd met een goede adoptie – en eventueel training – leidt dit tot het optimale resultaat. In de praktijk zien we namelijk vaak dat het de nieuwe werkomgeving valt of staat met het gebruik van medewerkers. Afhankelijk van de omvang van de organisatie en behoefte van gebruikers, wordt de nazorg afgestemd. Wat een training van Microsoft 365-platforms inhoudt, beschreven we ook in een blog.

Kosten van de datamigratie

Bij de migratie van data naar SharePoint en Microsoft Teams komt ook een investering kijken. Om de migratie succesvol af te ronden, raden we aan om twee dagen per week een Modern Workplace Specialist structureel in te zetten. Het uurtarief van een Cloud Consultant van Innvolve is €135,- exclusief BTW. Afhankelijk van de omvang van jouw organisatie, het aantal gebruikers en de hoeveelheid data wordt met elkaar bepaald hoe lang deze consultant ingezet zal worden. Voor een middelgrote organisatie rekenen we bijvoorbeeld op 8 weken. Dit betekent een investering van circa €17.000,- exclusief BTW (128 uur x €135,-). Voor het inventariseren van de huidige fileserver en het definiëren van de nieuwe rechtenstructuur tot het overzetten van data. Deze planning is echter voor een groot deel afhankelijk van de beschikbaarheid binnen de organisatie en tijd die zij eraan willen en kunnen besteden.

Conclusie

Voor een organisatie betekent een datamigratie naar Microsoft Team en SharePoint een dergelijke investering in inspanning en kosten, maar het levert aan de andere kant heel veel voordelen op. Microsoft Teams en SharePoint zijn namelijk krachtige Microsoft-365 applicaties die zorgen voor efficiënte en veilige samenwerking en documentbeheer.

Meer weten over de datamigratie, een indicatie van de kosten voor jouw organisatie of onze ervaring met eerdere migraties? Lees bijvoorbeeld over de Modern Workplace transitie van Terberg Group.

We kijken graag en vrijblijvend met je mee!