IT is niet langer een middel, maar een strategische keuze. De Moderne Werkplek is digitaal samenwerken, zonder concessies te doen op veiligheid, kosten en betrouwbaarheid. Migreren naar de Moderne Werkplek neemt echter ook uitdagingen met zich mee. Natuurlijk, want de werkwijze van medewerkers gaat veranderen. Wat houdt training van Office 365 in als onderdeel van het adoptieproces?

Met Jorg Tibosch

Wat zijn de grootste uitdagingen voor nieuwe gebruikers van Office 365?

Je werknemers zijn een manier van werken gewend omdat ze dat nu eenmaal hun gehele diensttijd zo hebben gedaan. Dus elke verandering vergt enige vorm van aanpassing. Voor de één gaat dit gemakkelijker dan voor de ander. De grootste uitdagingen voor nieuwe gebruikers van Office 365 hebben te maken met instellingen en opties die de Moderne Werkplek biedt. Deze opties moeten het werk gemakkelijker gaan maken, maar het instellen is niet vanzelfsprekend of simpelweg anders dan de gebruiker gewend is. Een voorbeeld is SharePoint, wat je kunt openen en gebruiken vanuit de Verkenner op een Windows-device. Dit zorgt ervoor dat je SharePoint nét zo goed kunt bereiken als dat je gewend bent van bijvoorbeeld Word, maar hoe stel je dat eigenlijk in?

Een andere veelvoorkomende situatie is dat gebruikers niet in de gaten hebben hoe de applicaties binnen de Moderne Werkplek tot elkaar in verhouding staan. Zo zijn Teams en SharePoint hetzelfde, maar kan je ze voor andere doeleinden gebruiken. En wat maakt het weer anders dan OneDrive? De app waarin je werkt moet afhangen van je plan om hem te delen met teamgenoten én hoe je de data uiteindelijk wil presenteren. Zo is OneDrive bedoeld voor individueel werk, gebruik je Teams voor – het zegt het al – samenwerken, en SharePoint voor samenwerken én duidelijk presenteren. Dit moet je als nieuwe gebruiker maar nét weten.

Wat is het belang van een goede adoptie van gebruikers van de Moderne Werkplek?

En waarom zou je een Office-365 training als organisatie afnemen bij een andere partij? Want je kunt het toch best zelf? Niet helemaal. Al heeft je organisatie een IT-helpdesk, de organisatie die de migratie naar de Moderne Werkplek heeft gerealiseerd, kent het fijne van de omgeving. Een training van Office 365 is een onderdeel van een gedogen adoptieproces. En een goede adoptie van gebruikers is weer van groot belang voor de ervaring van de Moderne Werkplek. De omgeving kan nog zó mooi zijn, als de gebruikers er niet (lekker) mee kunnen werken, heeft de migratie geen enkele zin gehad.

“De Moderne Werkplek valt of staat met het gebruik van de medewerkers.”
Jorg Tibosch, 2024.

Wat houdt zo’n training van Office 365 dan in?

Training vraagt om een stukje capaciteit. Voor het management geldt dat er wat aandacht besteedt moet worden aan het adoptietraject en in het specifiek aan het opzetten van een training. Voor gebruikers, aan de andere kant, geldt dat ze wat tijd moeten besteden aan het leren van de nieuwe werkwijze. Deze tijd kan even niet worden besteed aan het dagelijkse, eigen werk. Afhankelijk van het type en de omvang van de organisatie wordt onderling besloten welke vorm van training geschikt is. Zo is het voor een hele grote organisatie interessanter om training middels een handleiding te laten lopen met een helpdesk die zij kunnen benaderen bij aanvullende vragen. Een kleinere organisatie kiest sneller voor klassikale trainingen door een Consultant. Dit deed Innvolver Jorg bijvoorbeeld bij Royal Terberg Group. Ook heeft de mate van IT-kennis binnen een organisatie invloed op de keuze voor de vorm van de training. Wanneer interne IT-kennis al vrij hoog is, schakelen mensen sneller over naar een nieuwe werkwijze en voldoet een handleiding vaak. Dit vergt dan wat minder tijd van de gebruikers.

Al zal een training, in wat voor vorm dan ook, wat tijd vragen van het management en medewerkers, het is 9 van de 10 keer tijdsefficiënter omdat gebruikers niet zelf hoeven uit te zoeken hoe de nieuwe werkwijze in elkaar steekt. Als er even aandacht aan wordt besteed, kan je als organisatie sneller – en vooral effectiever – vooruit met de Moderne Werkplek.

Welke stappen doorloopt de nieuwe gebruiker in de Office 365-training?

Stap 1. Aankondiging

Er gaat een migratieproces plaatsvinden binnen de organisatie naar de Moderne Werkplek. In dat geval is het belangrijk om een algemene aankondiging daarvan te doen richting medewerkers. Zij hoeven met die informatie natuurlijk nog niets te doen, maar dan hebben ze het vast een keer gehoord. En worden ze er later niet mee overvallen.

Stap 2. Inventarisatie

Vervolgens wordt geïnventariseerd waar het bedrijf staat en wat het niveau van de interne IT-kennis is. Zo schat je samen met het migratieteam in in welke mate gebruikers training of een uitgebreid adoptieproces nodig hebben. Is er al enige kennis, of moet er nog veel gebeuren?

Stap 3. Behoefte

Uiteindelijk komt er een behoefte naar voren vanuit de projectmanager of eigenaar van de organisatie op het gebied van training van Office 365 na de implementatie. In welke vorm vindt de training plaats en hoe intensief is dit nodig? Zoals eerder vermeld, is dit afhankelijk van het type van, het formaat van en de IT-kennis binnen de organisatie.

Stap 4. Uitvoering

De training vindt plaats in afgesproken vorm.

Stap 5. Nazorg

Belangrijk is ook om gebruikers de kans te geven om hun overige vragen te stellen. In de eerste dagen na de migratie zal hier intensief gebruik van worden gemaakt. In dat geval zal de organisatie die de migratie heeft afgerond – zoals Innvolve bij Terberg deed – bijvoorbeeld twee dagen op locatie zijn als helpdesk voor alle nieuwe werknemers. Daarna kan een eigen IT-team of helpdesk van de organisatie het vaak overnemen. Voor een werknemer is het toch makkelijker om in de eigen organisatie even langs te lopen bij een collega, maar uiteraard kan er ook altijd contact worden opgenomen met één van de consultants van de migratie. Er kan ook een beheercontract worden afgenomen bij een partij als Innvolve. Dan leveren zij een helpdesk waar alle vragen aan kunnen worden gesteld.

De Moderne Werkplek bij Terberg

Een aantal jaar geleden werd de Moderne Werkplek een stuk belangrijker toen de Coronapandemie uitbrak. Met name de balans tussen werk en privé was meer aan de orde. En precies daarom bundelden Innvolve en Royal Terberg Group hun krachten om bij Terberg de Moderne Werkplek zo optimaal mogelijk te realiseren. De focus lag op adoptie en nazorg. Zo gaven Jorg en Carlo van Innvolve een training van Office 365 aan alle gebruikers en hielpen zij met vragen over alle applicaties. Meer weten? Lees de referentiecase.

Conclusie

Het kost even tijd, maar dan heb je ook wat. En onderschat het belang van een goed adoptieproces na de implementatie van de Moderne Werkplek in je organisatie niet. Je kunt de digitale werkplek nog zó goed en effectief hebben ingericht, maar als gebruikers er niet goed mee kunnen werken, zal het jouw organisatie weinig gaan opleveren.