Microsoft Modern Workplace (ook wel: de Moderne Werkplek) bestaat uit verschillende Microsoft softwareapplicaties die samen de online werkplek vormen voor eindgebruikers in een organisatie. Dit zijn de bekende Office-applicaties aangevuld met bedrijfsapplicaties en tools die productiviteit en communicatie verbeteren. Office-applicaties zijn onder andere Outlook, Word, Excel, PowerPoint en OneNote. Maar ook OneDrive, SharePoint en Teams. Deze laatste drie tools zijn er om digitaal in documenten (samen) te werken en deze op te slaan. OneDrive vs. SharePoint vs. Teams: welke gebruik je nou precies wanneer? We’ve got you. Want we snappen de verwarring.

OneDrive

Allereerst is Microsoft OneDrive een persoonlijke onlineopslagdienst voor gegevens en documenten in alle vormen. Het draait volledig in de Cloud. Op die manier zijn deze gegevens niet alleen beschikbaar op de fysieke device, maar ook online benaderbaar. OneDrive bestanden zijn volledig privé totdat de gebruiker deze gaat delen. Dit maakt dat de bestandenervaring van OneDrive gericht is op individueel werk. Later is dit werk altijd op te slaan in het team waarin de medewerker werkt. Dit gaat via een gedeelde bibliotheek, wat toegankelijk is via Teams en SharePoint. Iedere gebruiker van de Moderne Werkplek in een organisatie krijgt een eigen OneDrive. De bestanden die daarin staan, zijn alleen te zien en te bewerken door die gebruiker.

De hoofdfunctie van Microsoft OneDrive is het beheren, bewerken en veilig opslaan van zakelijke, persoonlijke bestanden.

SharePoint

SharePoint van Microsoft is een applicatie die samenwerken in onlinebestanden mogelijk maakt. Door een interactieve teamsite per team of afdeling kunnen gegevens, documenten en bestanden in allerlei vormen worden bewerkt, opgeslagen en gedeeld. Iedereen kan werken in hetzelfde onlinebestand en werkt meteen aan de laatste versie, vanwege versiebeheer. SharePoint is er ook om informatie te publiceren. In het geval van samenwerken in bestanden, heeft slechts een beperkte groep mensen toegang tot het lezen en bewerken van een document. In het geval van publiceren van bestanden, heeft bijna iedereen in de organisatie toegang tot die informatie. Al zijn dit vaak alleen leesrechten.

De hoofdfunctie van Microsoft SharePoint is het veilig, productief en efficiënt samenwerken in onlinebestanden.

Teams

Wanneer je werkt in Microsoft Teams, draait SharePoint Online op de achtergrond de applicaties waarin je (samen)werkt. Zo is het tabblad “Documents” in elke applicatie eigenlijk een SharePoint-documentbibliotheek. Microsoft Teams is echter de interface waarin je werkt. Daarnaast biedt deze applicatie ook aanvullende mogelijkheden. Zo heeft het een chatfunctie, een agenda gekoppeld aan Outlook en staat het bekend om de (video-)belmogelijkheden.

De hoofdfunctie van Microsoft Teams is het verbeteren van teamcommunicatie en het benaderen van SharePoint- en OneDrivebestanden.

OneDrive vs. SharePoint vs. Teams, maar dan de overeenkomsten

OneDrive, SharePoint en Teams zijn effectief aan elkaar verbonden en allemaal onderdeel van de Microsoft Modern Workplace. De documenten en bestanden waarin wordt gewerkt in elk van deze applicaties zijn online benaderbaar. Gebruikers zijn op die manier in staat om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken. Daarnaast betekent werken in de Microsoft Modern Workplace-omgeving veilig werken op basis van vertrouwde technologie van Microsoft. Met onder andere two-factor authenticatie aan de hand van zero-trust.

De verschillen

1. OneDrive en SharePoint zijn geschikt voor het bewerken en delen van bestanden. Ook bevatten beide applicaties versiebeheer. OneDrive is er in de basis voor persoonlijk gebruik en toegang, terwijl documenten in SharePoint direct gedeelde bestanden zijn. OneDrive bestanden zijn gemakkelijk om te zetten in SharePoint documenten door ze te verplaatsen naar een gedeelde bibliotheek;
2. SharePoint is de opslagtool achter Microsoft Teams. Wanneer in een privéchat een bestand wordt gedeeld, is dit een OneDrive bestand;
3. Microsoft Teams is de integratietool die het mogelijk maakt om SharePoint en OneDrive te benaderen. Het is ook de enige applicatie – van de drie – die online vergaderen en chatten in de interface aanbiedt.

Conclusie: OneDrive vs. SharePoint vs. Teams

Waarvoor gebruik je OneDrive? Voor het individueel werken in persoonlijke onlinebestanden die je altijd en overal kunt benaderen. En waarvoor dan SharePoint? Om met één of meerdere teamleden in hetzelfde bestand te werken waarbij iedereen altijd dezelfde versie voor zich heeft. En hoe zit het dan met Teams? Dat is de interface om SharePoint Online en OneDrive te benaderen. Teams gebruik je ook om met collega’s of externen online te vergaderen. Concluderend, zijn OneDrive, SharePoint en Teams allemaal Microsoftapplicaties van de Moderne Werkplek die geïntegreerd met elkaar werken.

Nog eens sparren over het gebruik van deze applicaties in jouw organisatie? Of hulp nodig bij het inrichten van het intranet achter SharePoint en Microsoft Teams? Wij helpen graag!

Plan een vrijblijvende belafspraak in met Dave!