We duiken in één van de meest populaire opties voor digitale opslag. Microsoft’s OneDrive. Het is de plek waar zakelijke documenten, afbeeldingen, presentaties, rapporten én offertes veilig worden bewaard. Waar delen en synchroniseren slechts een klik verwijderd zijn. Maar laten we eerlijk zijn: in een tijd waarin abonnementen overal lijken op te duiken, is het ook fijn om te weten wat je kunt verwachten qua kosten en pakketten van Microsoft OneDrive.

Nog even kort: wat is OneDrive Business?

OneDrive is een Cloudopslagdienst van Microsoft dat werknemers van organisaties in staat stelt om alle mogelijke bestanden veilig op te slaan, te delen, te synchroniseren én van waaruit online gewerkt kan worden. OneDrive biedt geavanceerde beveiligingsfuncties zoals machtigingsbeheer, detectie van verdachte activiteiten en bestandsversleuteling. De bestanden kunnen benaderd worden via de browser, Office Software of de sync-app. Een andere eigenschap van OneDrive is dat het met name bedoeld is om individueel in te werken. De gebruiker heeft als enige toegang en bestanden zijn dus volledig privé totdat deze worden gedeeld met anderen.

OneDrive als Microsoft 365-integratie

Dit is dan ook meteen het grootste verschil tussen OneDrive en SharePoint: vanuit SharePoint werk je direct als team samen in de bestanden. Wanneer een medewerker een nieuwe, gedeelde locatie nodig heeft om teamdocumenten in op te slaan, wordt een gedeelde bibliotheek aangemaakt vanuit OneDrive. Dat wordt toegankelijk gemaakt voor real-time samenwerking vanuit Teams, Outlook en SharePoint. Tot slot is OneDrive niet alleen zakelijk te gebruiken, maar ook privé. Het verschil zit ‘m in de instellingen van de online opslag applicatie. In het geval van OneDrive Business (ook wel: OneDrive voor Bedrijven) wordt de omgeving beheerd door de organisatie. Hierdoor wordt het makkelijker én veiliger om werknemers met elkaar samen te laten werken via de Microsoft-applicaties van de Moderne Werkplek. Beheerders hebben zo ook inzicht in het gebruik en de veiligheid van het werk dat in de Office-bibliotheek wordt uitgevoerd.

Kosten en abonnementen van OneDrive voor bedrijven

De aanschaf van OneDrive voor jouw organisatie gaat in de vorm van een abonnement. Het is allereerst mogelijk om een pakket af te nemen met slechts OneDrive. Hierdoor is er geen sprake van een Microsoft 365-integratie. Dit abonnement staat ook wel bekend als “Abonnement 1” en houdt in:

1. OneDrive voor Bedrijven (Abonnement 1)

Kost €4,70 exclusief BTW per gebruiker per maand op basis van een jaarabonnement. Het abonnement wordt automatisch verlengd, houdt daar rekening mee. Dit abonnement biedt de OneDrive service voor jouw organisatie met één Terabyte cloudopslag.

Je kunt er als organisatie ook voor kiezen om gebruik te maken van de naadloze integratie van OneDrive met andere Microsoft 365-applicaties als Teams, Outlook en SharePoint. Dit alles samen creëert de Moderne Werkplek. Dit helpt jouw werknemers om efficiënter en lekkerder te werken en altijd en overal bij hun bestanden te kunnen. Ook stimuleer je daarmee de online en real-time samenwerking tussen werknemers. Hiervoor zijn twee abonnementen beschikbaar:

2. Microsoft 365 Business Basic

Een pakket van €5,60 exclusief BTW per gebruiker per maand op basis van een jaarabonnement. Microsoft 365 Business Basic is één maand gratis uit te proberen. Zo kan je de voordelen testen van een aantal apps en services dat Microsoft 365 te bieden heeft. In dit abonnement is namelijk niet alleen OneDrive inbegrepen, maar ook Teams, Exchange en SharePoint. Dit geeft werknemers toegang tot een zakelijke e-mail, web- en mobiele versies van Word, Excel, Outlook en PowerPoint, en chat- en belfuncties in Microsoft Teams. Deze applicaties zijn met elkaar geïntegreerd.

3. Microsoft 365 Business Standard

In het laatste pakket krijg je de uitgebreide 365-experience. Voor €11,70 exclusief BTW per gebruiker per maand op basis van een jaarabonnement krijg je alles in het Business Basic pakket met aanvullingen. Dit zijn onder andere de desktopversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook en een samenwerkingsruimte in Microsoft Loop. Ook is het mogelijk om Copilot voor Microsoft 365 beschikbaar te stellen aan je werknemers in de vorm van een invoegtoepassing. Het toevoegen van Copilot aan je Microsoft 365-abonnement kost €28,10 exclusief BTW per gebruiker per maand of €337,20 exclusief BTW per gebruiker per jaar op basis van een jaarlijkse commitment.

De kleine lettertjes achter OneDrive Business

Bij de aanschaf van OneDrive voor jouw organisatie komt meer kijken dan alleen de kosten. We zetten kort voor je op een rijtje waar je rekening mee moet houden:

Jaarlijkse commitment

In principe geldt voor alle abonnementen dat je een jaarlijks commitment met Microsoft 365 aangaat. Echter, kan het opzeggingsbeleid variëren op basis van factoren als je product, domeinselecties en klantstatus. In ieder geval is het zo dat je jouw abonnement op elk moment kunt opzeggen in het beheercentrum van jouw Microsoft 365-account. Houd er wel rekening mee dat in bepaalde situaties opzegkosten van toepassing zijn;

Proefperiode

In het geval van de Business Basic en Business Standard pakketten, is er sprake van een proefperiode van een maand. Wanneer deze periode is verstreken, wordt het abonnement automatisch omgezet in de betaalde versie met het commitment van een jaar. Zet dus in je agenda wanneer de maand verloopt zodat je vóór die tijd zelf nog een beslissing kunt maken over het type abonnement. In de proefperiode kan je namelijk altijd opzeggen;

Benodigde hardware

Om HD-gesprekken via onder andere Microsoft Teams te realiseren, heb je aan de achterkant HD-hardware nodig dat dit mogelijk maakt. Denk bijvoorbeeld aan een breedbandverbinding van minimaal 4Mbps;

Systeemvereisten

Er gelden een aantal systeemvereisten voor pc en Mac als je een Microsoft 365-applicatie wil gaan gebruiken. Zo heb je minimaal Windows 10 nodig;

Beperkte beschikbaarheid van applicaties

De beschikbaarheid van de applicaties voor de mobiele telefoons zijn afhankelijk van het land en de regio van jouw organisatie. Ook voor Copilot in het algemeen (alleen van toepassing bij een Business Standard abonnement) geldt dat het niet beschikbaar is voor alle markten en talen. Microsoft werkt overigens constant aan uitbreiding van hun beschikbaarheid. Voor Nederland geldt dat Microsoft Copilot per 1 mei volledig in het Nederlands beschikbaar is.

Conclusie

Het aanschaffen en gebruiken van OneDrive Business zal ongetwijfeld veel voordelen voor jouw organisatie opleveren. Met functies als automatische back-ups en de naadloze integratie met andere Microsoft 365-apps als Teams en Outlook, zal OneDrive jouw organisatie helpen om efficiënter te werken én digitale middelen effectief te beheren. De aanschaf van OneDrive kan via verschillende abonnementen, afhankelijk van wat het beste past bij de doelen van jouw organisatie met OneDrive. Zo kost OneDrive voor Bedrijven €4,70 per gebruiker per maand. Wanneer je binnen jouw organisatie gebruik wil maken van meer Microsoft 365-apps, betaal je €5,60 per gebruiker per maand voor Microsoft Business Basic of €11,70 per gebruiker per maand voor Microsoft Business Standard. Wil je eens sparren over welk pakket het beste past bij jouw organisatiedoelstellingen? Maak een afspraak met Dave. Hij helpt graag!