Microsoft Copilot is een geavanceerde AI-tool voor verschillende applicaties en services van Microsoft 365, Windows en Edge. Het concrete doel van deze assistent is om werk te vereenvoudigen. Om Copilot toe te passen, hebben gebruikers een licentie nodig, bijvoorbeeld als extensie van één van de Microsoft Business abonnementen. Maar, wat zijn de kosten van Copilot? We nemen je mee in licentiekosten, de geschatte integratiekosten en de mogelijkheden voor funding en services van Microsoft.

Licentiekosten van Microsoft Copilot

De licentiekosten voor Microsoft Copilot kunnen variëren afhankelijk van de specifieke behoeften en omvang van je organisatie. Enkele factoren die de kosten kunnen beïnvloeden:

1. Type licentie

• Microsoft 365 Copilot E3/E5. Copilot is beschikbaar als een add-on voor Microsoft 365-licenties. Voor bestaande klanten is de Microsoft 365 Copilot licentie €28,10 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement. Hiervoor is een licentie van Microsoft 365 Business Basic, Business Standard of Business Premium vereist. Voor Enterprise-klanten geldt dat zij een licentie nodig hebben van Microsoft 365 E3, E5, F1 of F3. De add-on prijs van €28,10 betaal je ook als nieuwe klant, maar daarbij komen dan ook nog de kosten voor de Microsoft 365-licentie. Deze kosten variëren van €5,60 per gebruiker per maand tot €20,60 per gebruiker per maand (op basis van jaarlijkse betaling).
• Standalone licentie. Voor bedrijven die alleen Copilot willen gebruiken zonder andere Microsoft 365-applicaties, zijn er standalone licenties beschikbaar voor Windows Apps. De kosten voor Microsoft Copilot Pro zijn €22 per gebruiker per maand. Deze optie is nog niet voor alle gebruikers beschikbaar, maar er wordt verwacht dat dit binnenkort verder wordt uitgerold.

2. Aantal gebruikers

De kosten per gebruiker kunnen dalen naarmate het aantal gebruikers toeneemt. Microsoft biedt vaak volumekortingen voor grotere organisaties.

3. Contractduur

Langere contracten kunnen resulteren in lagere maandelijkse kosten. Copilot voor Microsoft 365 neem je voor minimaal een jaar af, maar het is de moeite waard om met je Microsoft-vertegenwoordiger te onderhandelen over de contractduur om zo de beste prijs te krijgen.

Integratiekosten van Microsoft Copilot

Naast de licentiekosten zijn er ook integratiekosten om rekening mee te houden. Deze kosten kunnen variëren afhankelijk van de complexiteit van je IT-infrastructuur en de mate van aanpassing die nodig is. Hier zijn enkele geschatte kostenposten:

1. Kosten voor Consultancy

Het inhuren van een consultant om Copilot te integreren en/of implementeren, kan variëren van €135 tot €145 per uur. Voor een middelgrote organisatie kan dit oplopen tot enkele duizenden euro’s. Om het concreet te maken: Consultancy-opdrachten bij Innvolve, voor het toepassen van Copilot, komen vaak uit op €10.000 tot €20.000, afhankelijk van de hoeveelheid werk.

2. Training en ondersteuning

Training voor medewerkers om optimaal gebruik te kunnen maken van Copilot, komt vaak uit op een bedrag van €500 tot €2000. Dit is afhankelijk van de omvang van de training en het aantal deelnemers. Van invloed hierop is bijvoorbeeld de mate waarin werknemers binnen de organisatie een nieuwe werkwijze snel oppikken of al ervaren zijn met AI.

3. Aanpassingen en integraties

Als je specifieke aanpassingen of integraties nodig hebt met systemen in je netwerkomgeving, brengt dit kosten met zich mee. Deze kosten kunnen variëren van enkele honderden tot duizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit van de aanpassing of integratie. Voorbeelden zijn Purview of AvePoint Policies & Insights om de data beter te labelen en monitoren.

Microsoft Funding opties: Value Discovery en Accelerators

Microsoft biedt verschillende mogelijkheden om de kosten van Copilot te verlagen en de waarde te verhogen.

1. Value Discovery

Het Value Discovery-programma is ontworpen om organisaties te helpen de potentiële waarde van Microsoft-oplossingen, zoals Copilot, te ontdekken vóórdat het daadwerkelijk wordt aangeschaft. Dit programma biedt verschillende hulpmiddelen en ondersteuning om je te helpen begrijpen hoe Copilot je bedrijfsprocessen kan verbeteren. Hiervoor zijn verschillende aanbieders.

Belangrijke componenten van Value Discovery

1. Workshops
   • Gratis workshops. Microsoft biedt gratis workshops aan waarin je kunt leren hoe Copilot werkt en hoe het kan worden geïntegreerd in je bestaande systemen;
   • Use Case identifications. Tijdens deze workshops worden specifieke use cases geïdentificeerd die relevant zijn voor jouw organisatie, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de voordelen.
2. Proof of Concept (PoC)
   • Demonstraties. Microsoft kan een Proof of Concept aanbieden om de effectiviteit van Copilot in jouw specifieke omgeving te demonstreren. Dit helpt je om de voordelen in een real-world scenario te zien;
   • Risicobeperking. Door een PoC uit te voeren, kun je potentiële risico’s en uitdagingen ondervinden vóórdat je een volledige implementatie uitvoert.

2. Accelerators

Het Accelerators-programma is ontworpen om de implementatie van Microsoft-oplossingen, zoals Copilot, te versnellen en de kosten te verlagen. Dit programma biedt technische en financiële ondersteuning om ervoor te zorgen dat je snel en efficiënt aan de slag kunt.

Belangrijke componenten van Accelerators

1. Technische ondersteuning
   • Implementatiehulp. Microsoft biedt technische ondersteuning om je te helpen bij de implementatie van Copilot. Dit omvat hulp bij configuratie, integratie en probleemoplossing;
   • Training. Er wordt training aangeboden om ervoor te zorgen dat alle gebruikers in de betrokken teams volledig zijn uitgerust voor het efficiënt toepassen van Copilot.
2. Financiële incentives
   • Subsidies en kortingen. In sommige gevallen biedt Microsoft financiële incentives, zoals subsidies of kortingen, om de initiële kosten van Copilot’s implementatie te verlagen. Door gebruik te maken van deze incentives, kun je de totale kosten van de implementatie aanzienlijk – je raadt het al – verlagen.

Hoe maak je gebruik van Funding opties?

1. Neem contact op met een Microsoft-partner. Microsoft-partners kunnen je helpen bij het navigeren door deze programma’s en het maximaliseren van de voordelen voor jouw organisatie;
2. Bezoek de officiële Microsoft-website. Op de website van Microsoft vind je gedetailleerde informatie over de Value Discovery en Accelerators programma’s, inclusief de manier waarop je je kunt aanmelden en welke specifieke voordelen beschikbaar zijn;
3. Plan een consult. Overweeg om een afspraak te maken met een Microsoft-expert om een op maat gemaakt plan te ontwikkelen dat past bij de behoeften van jouw organisatie.

Conclusie

Microsoft Copilot biedt enorme voordelen voor organisaties die hun productiviteit willen verhogen en hun bedrijfsprocessen willen optimaliseren. Hoewel de licentie- en integratiekosten een investering vereisen, zijn er verschillende manieren om deze kosten te beheren en te verlagen. Door gebruik te maken van Microsoft’s Value Discovery en Accelerators programma’s, kun je de waarde van Copilot maximaliseren en de kosten minimaliseren.

Wil je meer weten over hoe Microsoft Copilot jouw organisatie kan helpen? Neem contact met ons op. Met een Copilot Readiness Assessment kunnen we samen – gratis – beoordelen in hoeverre jouw organisatie klaar is voor deze AI-toepassing, hoe de implementatie eruit zal komen te zien en welke kosten daaraan verbonden zijn.

We kunnen ook gewoon eens een kop koffie drinken en erover sparren. Maak hieronder makkelijk een afspraak met Dave.