We komen bij ontzettend veel organisaties over de vloer voor IT-advies en implementaties van nieuwe diensten. Ondanks alle inspanningen om het resultaat in de gaten te houden, verliezen organisaties vaak onnodig geld door te veel te betalen voor noodzakelijke software, apparatuur en programmering. Daar wil je immers niet op besparen, maar het is wél belangrijk om alleen te betalen voor wat je écht nodig hebt. Het zijn Microsoft-licenties waar organisaties onbewust maar consequent te veel geld aan uitgeven. Hoe kan dit? Hoe los je dit op en niet minder belangrijk: hoe voorkom je dit in de toekomst?

Wat zijn Microsoft-licenties?

Wanneer je een licentie van Microsoft aanschaft, koop je in feite toestemming om hun producten te gebruiken. Er zijn verschillende licentieniveaus en -types, maar je moet de licentiekosten betalen om te voorkomen dat je Microsoft-software zonder toestemming gebruikt. Een abonnement is dus een overeenkomst met Microsoft voor het gebruik van één of meer Cloudplatforms of Cloudservices van Microsoft. Er worden kosten berekend op basis van licentiekosten, per gebruiker of per gebruikte resource.

Er zijn twee soorten licenties:

• SaaS. De kosten per gebruiker voor software van Microsoft (Microsoft 365 en Dynamics 365);
• PaaS en IaaS. De kosten per verbruik van resources op het platform en de infrastructuur van Microsoft.

Deze licenties kunnen naast elkaar worden afgesloten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat een organisatie meerdere Microsoft 365-abonnementen en een Dynamics 365-abonnement heeft lopen.

Wat is de valkuil van Microsoft Licensing?

Hoewel het kopen van de juiste licenties voor je Microsoft-software wordt aangeraden, is het ook mogelijk om te veel of de verkeerde licentie aan te schaffen. Uitzoeken welke licentie je moet gebruiken, is één van de grootste struikelblokken voor veel organisaties. Microsoft Licensing is daardoor vaak een van de duurste posten in een IT-budget. Een organisatie met 200 werknemers betaalt al snel tienduizenden euro’s per jaar aan Microsoft-licenties. Een grote hoeveelheid werknemers betekent echter ook al snel dat het moeilijker wordt om een goed uitgedachte licentiestrategie te ontwikkelen.

Omdat sommige werknemers voor hun functie andere functionaliteiten nodig hebben dan de gemiddelde werknemer binnen je organisatie, kun je essentiële licenties goedkoper gebruiken en robuustere licenties voor anderen afsluiten. Dit soort flexibiliteit is geweldig, maar het kan het moeilijker maken om erachter te komen wat je precies nodig hebt. 

De oplossing: een Microsoft-licenties nulmeting

Microsoft-experts kennen het licentielandschap van Microsoft heel goed. Daarom is het effectief om een evaluatie van je bestaande licentiepakket extern uit te laten voeren. In onze licentie-nulmeting beoordelen we onafhankelijk je huidige licentiestructuur. Dit gebruiken we om te begrijpen hoe organisaties de workflows beheren en hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld over de verschillende afdelingen. Wanneer er een beter inzicht is in de dagelijkse workflow van een organisatie, en de verschillende niveaus van werknemersverantwoordelijkheden in kaart zijn gebracht, ontwerpen we samen een geoptimaliseerd licentieplan.

Het geoptimaliseerde licentieplan zetten we af tegen je huidige plan, zodat je effectief en efficiënt kosten kunt verlagen op je licentiepakket. Zonder dat de productiviteit binnen je organisatie hieronder lijdt. Zo voorkom je dat je te veel betaalt voor Microsoft-functionaliteiten die je niet gebruikt of niet nodig hebt. Daarnaast is het ook belangrijk om te voorspellen welke licenties jouw organisatie nodig heeft in de toekomst. Zo kan je een toekomstgerichte roadmap opstellen en blijf je scherp op de kosten die je maakt aan licenties. Dit zijn allemaal onderdelen van de kosteloze Microsoft-licenties nulmeting van Innvolve.

De aanpak van Innvolve

Voorbeeld uit de praktijk

Uit veel van onze licentie-audits blijkt dat bedrijven gemiddeld 10% te veel betalen aan Microsoft. Sommige organisaties betalen echter nog meer. Een recent voorbeeld uit de praktijk bij één van onze nieuwe klanten, met 162 gebruikers, die beroep deden op onze Microsoft-experts. Deze organisatie bespaart nu €1.550,- per maand op optimalisatie en €5.400,- op licenties na de licentie-nulmeting. Een enorme besparing. 

Conclusie

Microsoft Licensing is vaak één van de duurste posten in een IT-budget. Onze Microsoft-experts maken gebruik van hun uitgebreide kennis van Microsoft-licenties om ervoor te zorgen dat jouw Microsoft-abonnement in lijn is met jouw zakelijke behoeften en doelstellingen. We identificeren mogelijkheden voor verbetering en hoe we de impact van jouw Microsoft-omgeving kunnen verhogen.

Het verdienmodel van licenties is daarnaast voor IT-organisaties ook een mooie extra bron van inkomsten. IT-leveranciers ontvangen per licentie een bedrag aan marge en hierdoor is het niet in hun financiële belang om zelf scherp te zijn op de licentieoptimalisatie van klanten. Ook Microsoft heeft er commerciële voordelen bij als jouw organisatie betaalt voor ongebruikte of een te grote hoeveelheid licenties. Daar staan wij echter niet achter: wij streven naar eerlijkheid en transparantie. Niet onze manier van werken, dus. Daarom introduceerden we de gratis licentie-nulmeting. Meer weten? Lees hier verder of maak hieronder makkelijk een vrijblijvende afspraak.