Het is dinsdagochtend. De HR-afdeling stuurt weer de maandelijkse Excel-lijst rond: alle nieuwe medewerkers van de afgelopen weken, compleet met handmatig ingevulde velden voor accounts, rechten en devices. Jij weet al wat er komt: drie e-mails naar IT met verzoeken, een Teams-bericht van iemand die “er niet in kan”, en een herinnering van Finance die wacht op een goedgekeurde kostenplaats. Herkenbaar? In veel organisaties draaien nog steeds handmatige processen op de achtergrond. Ooit slim bedacht, maar een wirwar van Excel, e-mail en copy-paste. En juist daar kan Microsoft Power Automate, onderdeel van het Power Platform, een groot verschil maken. Niet door grote maatwerkprojecten, maar door slimme, beheersbare automatiseringen die processen versnellen zonder controle te verliezen.

Wat is Power Automate en waarom is het relevant?

Power Automate is Microsofts low-code platform voor het automatiseren van workflows. Het voordeel van dit platform is dat het geen diepgaande technische kennis vereist. Het is ideaal voor het automatiseren van dagelijkse processen binnen Microsoft 365. Power Automate kan voor veel verschillende doeleinden worden ingezet, zoals:

• Het verplaatsen van bedrijfsgegevens tussen verschillende applicaties;
• Documenten automatisch opslaan en omzetten;
• Automatiseren van taken op de lokale computer;
• Goedkeuringsprocessen afhandelen via Teams;
• Data synchroniseren tussen systemen;
• Herhalende taken vervangen door workflows.

Het platform sluit naadloos aan op Microsoft 365 en Azure, waardoor organisaties snel waarde kunnen halen uit bestaande investeringen.

Een concreet voorbeeld: het onboardingsproces

Om duidelijk te maken wat Power Automate precies voor organisaties kan betekenen, is het goed om een concreet voorbeeld te bespreken. Laten we dus teruggaan naar de HR-Excel. Stel, een nieuwe medewerker start volgende week. Normaal gesproken moet IT:

• Een account aanmaken in Microsoft Entra ID;
• De juiste Microsoft 365-licentie toewijzen;
• Toegang regelen tot specifieke Teams en SharePoint-sites;
• Een laptop klaarzetten;
• Finance en leidinggevende informeren.

Met Power Automate kan dit proces grotendeels geautomatiseerd worden. Power Automate kan namelijk een flow triggeren wanneer HR een nieuwe werknemer toevoegt aan een SharePoint-lijst of HRM-systeem. Net hoe je het instelt. Die flow maakt automatisch een gebruiker aan in Microsoft Entra ID, via een goedgekeurde API of connector. De licenties worden toegewezen op basis van het aangemaakte functieprofiel en hetzelfde geldt voor Teams en groepen. Meldingen voor hardwareconfiguratie naar IT, Finance en andere betrokkenen worden zo ook automatisch doorgezet. Normaal handwerk, nu een gestroomlijnd proces van een paar seconden. Inclusief logging, rechtenbeheer én governance.

Wat zijn de voordelen van Power Automate?

Sneller schakelen

Teams buiten IT kunnen zelf eenvoudige flows bouwen. Dat noemen we Citizen Development. Natuurlijk wel binnen afgebakende kaders. IT hoeft niet overal tussen te zitten, maar behoudt wel de regie via centrale policies en Data Loss Prevention (DLP). Sneller schakelen zonder nog meer IT-belasting, dus.

Naadloze integratie met Microsoft 365 en Azure

Power Automate heeft honderden connectors, waaronder alle Microsoft-services en veelgebruikte SaaS-applicaties. Daardoor kunnen processen snel worden geautomatiseerd zonder complexe integraties of maatwerk-API’s.

Governance en security zijn goed in te richten

In tegenstelling tot Shadow IT is Power Automate centraal te beheren. Je kunt rechten toekennen, flows monitoren, logging bijhouden en DLP-regels afdwingen. Organisaties als Innvolve ondersteunen bij governance-inrichting waar dat nodig is, dus je hoeft niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden.

Lagere kosten

Eenvoudige automatiseringen hoeven niet meer uitbesteed te worden. Interne kennis kan beter worden benut en onderhoud wordt overzichtelijker. Daardoor zijn de beheer- en ontwikkelkosten lager.

Resultaten zichtbaar maken

Allemaal leuk en aardig, maar automatisering draait niet alleen om de technologie. Uiteindelijk is het resultaat des te belangrijk. Het is belangrijk om gericht te meten om te achterhalen wat automatisering – met bijvoorbeeld Power Automate – oplevert voor jouw organisatie en specifieke use cases. Daarvoor stel je KPI’s op, afhankelijk van jouw doelen en de situatie. Een aantal concrete voorbeelden, zijn:

 

KPI	Meetbaar
Tijdbesparing per proces	Vrijgekomen uren per week of per maand
Aantal handmatige fouten	Vermindering van fouten door automatische validatie
Aantal geautomatiseerde processen	Groei over tijd
Adoptiegraad	Hoeveel teams actief flows toepassen
Compliance-score	Het aantal flows dat voldoet aan securitybeleid

 

Met deze inzichten kun je bepalen waar automatisering de meeste impact heeft en waar governance extra aandacht verdient.

Maar, hoe begin je met Power Automate?

We nemen je stapsgewijs mee:

1. Inventariseer processen die nu veel handwerk en weinig uitzonderingen kennen;
2. Kies één of twee quick wins voor een pilot, bijvoorbeeld onboarding- of goedkeuringsflows zoals in de use case die we kort bespraken;
3. Richt governance in vóórdat je opschaalt;
4. Train een team dat goed of ervaren is in automatiseringen inrichten;
5. Meet en communiceer resultaten om betrokkenheid binnen de organisatie te stimuleren;
6. Bouw geleidelijk uit naar complexere integraties en AI Builder-functionaliteiten waar van toepassing.

Wat je in je achterhoofd moet houden:

• Governance is belangrijk om grip en controle te houden
• Begin klein, meet resultaten en schaal pas later op

Conclusie

Power Automate maakt het mogelijk om herhalende processen te automatiseren, sneller te werken en beter samen te werken, zonder de controle kwijt te raken. Door klein te beginnen en governance serieus te nemen, kan je vanuit daar altijd uitbouwen tot complexere automatiseringen en workflows. Minder handwerk, meer overzicht en ruimte voor innovatie.

Maar nogmaals: dit hoef je als organisatie niet allemaal zelf te doen. Wij ondersteunen graag bij elk onderdeel van dit traject. Van strategie tot inrichting én beheer. Meer weten of gewoon eens kletsen hierover? De koffie is zó gezet. Bel ons gerust of plan zelf een korte afspraak in met Dirk.