We vallen gewoon meteen met de deur in huis: een goed gehoste Cloudservice is voor bedrijven bijna niet meer weg te denken. Om informatie- en bedrijfsdata goed en veilig op te slaan en tóch makkelijk bereikbaar te maken. En wij zijn enthousiast over SharePoint van Microsoft. Waarom? Dat leggen we uit op basis van de 11 grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven.

SharePoint?

Microsoft biedt een oplossing aan om bedrijfsinformatie en -data binnen een onderneming te organiseren. SharePoint. Op die manier heb je als organisatie alle informatie op één plek, waar alle medewerkers gemakkelijk bij kunnen, terwijl het wél veilig en georganiseerd staat opgeslagen. Dit betekent dat je als bedrijf veel efficiënter samenwerkt met zowel collega’s als externen.

Waarom SharePoint?

We kunnen het niet vaak genoeg herhalen: we willen allemaal lekker werken. En ook vooral veilig en efficiënt. SharePoint van Microsoft geeft alle medewerkers de luxe om informatie en data tussen alle afdelingen en projecten te bundelen en op een veilige manier een rechtenstructuur in te richten wat betreft toegang tot die documenten. Het biedt een centrale locatie voor teams en afdelingen om simpelweg alles te kunnen vinden wat ze nodig hebben.

En verder gaan we het “waarom?” uitleggen op basis van de – tenminste, als je het ons vraagt – 11 (!) grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven.

1. Gemakkelijk management van data en externe gebruikers

Met behulp van SharePoint Online is het heel makkelijk om externe gebruikers ook toegang te geven. Dus niet alleen collega’s, maar ook andere betrokkenen kunnen meewerken in een document of bepaalde informatie inzien. Dit is mogelijk door het Microsoft Account dat medewerkers hebben, gelinkt aan hun zakelijke e-mailadres. Daarmee kunnen medewerkers met toegang tot een site, map of individueel document, externe gebruikers toegang geven.

2. Simpele zakelijke workflows en processen

In een SharePoint on-premise omgeving is het niet ingebouwd, maar wél in SharePoint Online. Een methode om bestanden te delen met gebruikers ook buiten de online bedrijfsomgeving (domein). Dit zorgt ervoor dat binnen alle zakelijke relaties – zowel intern als extern – documenten kunnen worden gedeeld en aangepast. Doordat er niet over-en-weer gemaild hoeft te worden, maakt dit de processen van projecten veel sneller en makkelijker. Dit is mogelijk door de implementatie van andere oplossingen van Microsoft, zoals – in dit geval – Power Automate.

3. Compliance en data security

Microsoft draait er niet omheen: voor Office 365 en SharePoint is de beveiliging ervan één van de belangrijkste dingen. We spreken ook wel van topprioriteit. Niet alleen wordt de online veiligheid gewaarborgd, maar er wordt ook gebruikgemaakt van fysieke beveiliging in en rondom de datacentra. SharePoint beveiligd de locaties fysiek met onder andere bewegingssensoren, biometrische beveiliging, videobewaking en zelfs bewapende beveiliging. Zo kunnen we nog wel even doorgaan, maar de strekking is duidelijk.

4. Makkelijker aanleveren van content

Moeten we dit nog uitleggen..? ?

5. Betere onderlinge samenwerking

Want, SharePoint is simpelweg een centrale communicatie-omgeving. En dus niet alleen een opslagomgeving, als je dat idee had. Dit begint bij de uitwisseling van digitale informatie en eindigt bij agenda’s, polls en to-do’s die je met je hele team kunt delen.

6. Verhoogde productiviteit

Vaak komt het er toch wel weer op neer: productiviteit is heel belangrijk. En laat SharePoint nou het ideale platform zijn om digitale content te managen. Geen mailtjes met bestanden uit een map op de eigen desktop, maar online bestanden die voor iedereen – met toegang! – aan te passen, te downloaden en in te zien zijn. Het resultaat? Een Document Management Systeem (DMS), waar we eerder ook al over schreven. Met één muisklik delen, bewerken en managen van een online document.

7. Gecentraliseerd management en administratie

Door de toepassing van Artificial Intelligence (ook wel bekend als AI) zijn veel functionaliteiten mogelijk binnen SharePoint Online. Hoe meer data, informatie en gebruikers in het intranet, hoe beter de functionaliteiten AI kan bieden. Zo kunnen ook gemakkelijk HR- en administratie-gerelateerde gegevens worden uitgewisseld.

8. Toegankelijke personalisatie

Het intranet kan worden ingericht naar de wensen en behoeften van een individuele gebruiker, zonder dat daar ontwikkelaars of codes voor nodig zijn. Er zijn veel beschikbare templates om werkprocessen voor regelmatig terugkerende taken te automatiseren. Ook zijn er formulieren om online benodigde informatie te verzamelen. Dit laatste voorkomt dubbele data.

9. Weinig softwareontwikkeling voor nodig

Een bedrijf heeft heel weinig onderhoud en beheer aan SharePoint Online ten opzichte van de lokale SharePoint omgeving. En dat is lekker, want we weten allemaal: IT-afdelingen hebben het al druk genoeg.

10. Op- en afschalen is simpel

Binnen Office 365 – waar SharePoint onderdeel van is – betaal je als bedrijf alleen voor datgene dat je gebruikt en dus nodig hebt. Je kunt dus constant gebruikers toevoegen en verwijderen – kwestie van een simpele druk op de knop in het Admin Portal – van het maandelijkse abonnement. Hiermee voorkom je dat je betaalt voor licenties die niet worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor de opslagruimte: je betaalt alleen voor de ruimte die je nodig hebt.

11. Altijd werken met de laatste versie van SharePoint

SharePoint Online en Office 365 zorgen voor een continue uitrol van nieuwe versies. Met andere woorden: verbeteringen, ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden. De release wordt door het systeem bijgehouden en toegepast, waardoor je altijd met de laatste versie werkt. Dit gaat overigens niet zomaar aan je voorbij, want de Admin Portal geeft een seintje voorafgaand aan de update.

Conclusie

Op basis van de 11 grootste voordelen van SharePoint voor bedrijven, kunnen we wel concluderen dat het intranet van grote meerwaarde is.  Met name gericht op het efficiënt, lekker en veilig werken. Binnen én buiten je organisatie. Door bedrijfsinformatie en -data daar op te slaan, te delen en samen te werken in mappen en documenten. En ook interessant: SharePoint werkt perfect samen met alle andere oplossingen van Microsoft (Viva, Delve, Yammer, Teams, Power BI, etc.). Je kan het dus echt als centrale hub gebruiken.

Meer weten over SharePoint voor jouw bedrijf? Hit us up!