Orde in de tent: Document Management in de Cloud

20/06/2022

We hoeven je vast niet te vertellen dat er ontelbaar veel documenten en bestanden worden geproduceerd in jouw organisatie. E-mails, wordbestanden, facturen en offertes, rapporten, hippe PowerPoint-slides, en ga zo nog maar even door. En logisch ook. Maar wat des te belangrijk is, is dat dit op een makkelijke, centrale en veilige manier kan worden opgeslagen en teruggehaald. En precies daarom nemen wij jou graag mee in hoe je overzicht kan houden in deze zee aan documenten. Hoe houd je de chaos in bedwang en overzicht in de tent?

Document Management Systeem (DMS)

Het antwoord op de vraag is in eerste instantie simpel: een DMS. Ook wel, een Document Management Systeem. Dit systeem zorgt ervoor dat alle documenten van je organisatie centraal en met name gestructureerd staan opgeslagen, gearchiveerd en beheerd worden. Vanuit daar kan het ook gemakkelijk (intern) gedeeld worden, zodat het ook nog eens veel toegankelijkheid biedt.

Een ander voordeel van een DMS is dat het wijzigingen structureel bijhoudt met versiebeheer. Hierdoor kan je altijd inzien welke aanpassingen je hebt gedaan en eventueel terugschakelen naar een oudere versie. Zo weet je zeker dat werknemers niet in een verkeerd - verouderd - document werken of er drie versies van het document bestaan. Scheelt weer een boel verlies van productiviteit.

Dus, wij zijn er enthousiast over en zien er zeker het belang van in: een Document Management Systeem. Het zorgt voor een efficiënte communicatie- en informatiestroom. Zo werk je veel georganiseerder samen en - ook niet onbelangrijk - bespaart dat jouw organisatie direct tijd en geld.

Document Management in de Cloud

Document Management in de Cloud

Cloud opslag versus Lokale opslag: de 7 voordelen van de Cloud

1. Anytime and Anywhere

Je documenten zijn altijd en overal beschikbaar, wanneer je ze opslaat in de Cloud in plaats van lokaal. Als je investeert in een DMS, weet je zeker dat al je werknemers 24/7 toegang hebben tot hun documenten en informatie - wanneer en waar dan ook. Het enige wat je daarvoor nodig hebt, is een apparaat en internetverbinding. Van dit voordeel is natuurlijk met name sprake als je werknemers veel op pad zijn of wel eens thuiswerken.

2. Optimaal samenwerken

We hebben het al even benoemd, maar een Document Management Systeem in de Cloud zorgt er ook voor dat werknemers gemakkelijk onderling documenten met elkaar kunnen delen. Dit doe je dus niet meer door het versturen van een bijlage via de mail of WhatsApp, maar met het delen van een link. Zo weet je ook zeker dat het document - die bij de collega terechtkomt - ook écht de meest recente versie is. Ook kunnen meerdere mensen samenwerken in één document, zelfs tegelijkertijd. Je ziet wat een ander toevoegt, verwijdert, of wijzigt en kunt wederom in de geschiedenis van het document kijken.

3. Schaalbaarheid

Een nieuwe werknemer of een volledig team toegang geven tot je DMS? Voordeel daarvan - ten opzichte van een licentiemodel of on premise oplossing - is dat het makkelijk schaalbaar is. Dat is niet alleen praktisch (een nieuwe werknemer is snel up-and-running), het zorgt er óók voor dat je van begin af aan duidelijkheid hebt over de kosten van een extra DMS-aansluiting.

4. Streng beveiligde omgeving

Misschien zag je deze al aankomen, want we zijn ons er ondertussen ongetwijfeld van bewust: de Cloud biedt optimale beveiliging van je informatie en documenten. Met name voor salarisgegevens, persoonlijke gegevens en financiële gegevens is dit voor alle organisaties heel erg belangrijk. De Cloud beveiligt opgeslagen data vaak veel beter dan een lokale opslag, doordat Clouddiensten veel investeren in cybersecurity en veel resources tot hun beschikking hebben om die beveiliging constant op hoog niveau te laten draaien. Ook back-ups - we maken bijvoorbeeld allemaal wel eens de fout door iets te wissen wat écht niet mocht - zijn daarbij inbegrepen.

5. Eigen beheer en onderhoud is verleden tijd

Het Document Management Systeem zorgt ervoor dat jouw systeem altijd up-to-date is in updates, securitypatches en softwarelicenties. Het systeem neemt het onderhoud volledig uit je handen. De leverancier werkt immers de online software constant bij en houdt het actueel.

6. Besparing op tijd en kosten

Concreet gezien, zorgt een DMS ervoor dat werknemers veel efficiënter (samen) kunnen werken en dat nieuwe werknemers snel kunnen starten. Een kwartier zoeken naar een document of uitvogelen of je wel de juiste versie in handen hebt, is niet meer aan de orde. Dat scheelt waardevolle tijd en het zorgt ervoor dat er veel lekkerder gewerkt kan worden. Niet alleen op kantoor, maar dus ook thuis of zelfs onderweg. Op een directe manier zorgt een Document Management Systeem voor kostenbesparingen, want de productiviteit gaat hiervan omhoog. Maar ook doordat de Cloudoplossing beheer en beveiliging van je organisatie overneemt, houd je tijd en geld over voor andere zaken. En wat betreft de kosten van de Cloud ten opzichte van on premise DMS: de kosten van aanschaf en implementatie liggen een stuk lager. De Cloudoplossing is snel ingeregeld en je betaalt per gebruiker. Dit geeft inzicht in jouw kosten voor het DMS.

7. Goede combinatie met andere software

Als werknemer ken je het waarschijnlijk wel: "nóg zo'n ingeregeld systeem". Je blijft aan het switchen tussen systemen en applicaties. En precies daaróm werkt een DMS het meest optimaal, met het minst productiviteitsverlies, als je het plaatst op een centrale digitale werkplek. Alle documenten kunnen bij elkaar op een centrale plek komen, waardoor de gebruiker alles in één documentenapp kan terugvinden, ophalen en opslaan.

 

De digitale werkplek

In Workspace 365, waar Innvolve mee werkt, is een Cloud Based DMS geïntegreerd. En ken je .Me al? Een digitale werkplek, waar je altijd en overal lekker kunt werken. Precies waar we net over hebben geschreven. Begrijpelijk als je hier niet meteen een idee van krijgt, maar we nemen je er graag eens in mee. Neem gerust contact met ons op of plan een vrijblijvende demo in, om het wat concreter te maken.