Licentiebeheer is zelden iets waar je actief mee bezig wilt zijn. Het hoort gewoon te kloppen, op de achtergrond. Maar wij zien in de praktijk dat dit vaak niet zo is. Organisaties geven ongemerkt duizenden euro’s uit aan softwarelicenties die niet worden gebruikt, verkeerd zijn ingericht of simpelweg niet meer nodig zijn.

Zeker nu Microsoft de prijzen vanaf 1 april opnieuw heeft verhoogd, is het belangrijker dan ooit om grip te hebben op je licentiegebruik. Betaal je je jaarcontract per maand? Dan ben je vanaf dat moment 5% duurder uit dan wanneer je in één keer vooruit betaalt. Voor veel organisaties betekent dat een flinke kostenstijging, boven op wat al ongemerkt lekt door inefficiënt beheer. En dat terwijl licenties een essentieel onderdeel zijn van je IT-omgeving. In deze blog lees je hoe je weer controle krijgt over je softwarelandschap.

Waarom licentiebeheer vaak een rommeltje is

In de meeste organisaties worden licenties aangeschaft door verschillende afdelingen: IT, inkoop, soms zelfs losse projectteams. Iedereen regelt “zijn eigen dingen”, wat leidt tot een onsamenhangend geheel. Wat het extra lastig maakt, is dat er vaak geen centrale verantwoordelijke is die het totaalplaatje beheert. Daardoor ontstaat er een grijs gebied waarin niemand precies weet wie waarover gaat.

Tegelijkertijd zijn de licentievoorwaarden zelf behoorlijk complex. Zeker bij grote softwareleveranciers zoals Microsoft zitten er veel haken en ogen aan. Mag één medewerker de software gebruiken of een hele afdeling? Geldt de licentie alleen op kantoor of ook thuis in de Cloud? Zulke vragen zijn lastig te beantwoorden zonder specifieke kennis. En dat merken we in de praktijk, het is dan ook geen uitzondering dat organisaties te veel betalen of juist onbewust risico’s lopen.

Alsof dat nog niet genoeg is, werken veel bedrijven ook nog met verouderde manieren om licenties bij te houden (denk aan: Excel-lijsten, losse e-mails of gedeelde mappen). Die raken snel achterhaald, zijn foutgevoelig en geven geen betrouwbaar of actueel beeld van de situatie.

Vier praktische tips om weer grip te krijgen op je licenties

Het goede nieuws is: grip op je licenties is wél te krijgen! Met een gestructureerde aanpak en een paar praktische stappen breng je snel weer overzicht, controle én rust in je softwarelandschap. Hieronder vind je vijf concrete tips om opnieuw grip te krijgen op je licenties.

1. Begin met een inventarisatie van je huidige licenties

Je kunt pas sturen als je weet waar je staat. Een goede eerste stap is daarom het volledig in kaart brengen van je bestaande licenties. Welke software wordt gebruikt? Door wie? En waarvoor betaal je allemaal?

Speciaal voor organisaties die met Microsoft werken, bieden wij een Microsoft-licenties nulmeting aan. Onze Microsoft-licenties nulmeting geeft je onafhankelijk inzicht in je huidige licentiestructuur. We analyseren hoe licenties zijn ingericht, hoe verantwoordelijkheden verdeeld zijn en hoe dit past bij de dagelijkse workflow van je organisatie. Op basis daarvan ontwerpen we samen een geoptimaliseerd licentieplan dat je vergelijkt met je huidige situatie, zo zie je direct waar je kosten kunt besparen. Bovendien kijken we vooruit naar de licenties die je in de toekomst echt nodig hebt.

[Tip: Zeker na de prijsverhoging van Microsoft is dit geen overbodige luxe]

 

2. Centraliseer het eigenaarschap van licentiebeheer

Eerder zagen we al dat het vaak misgaat met het eigenaarschap van licentiebeheer in organisaties. IT gaat ervan uit dat inkoop het regelt, inkoop kijkt naar de leverancier en ondertussen raakt het overzicht zoek. Door licentiebeheer centraal te organiseren zorg je voor meer structuur en verantwoordelijkheid.

Dat betekent niet dat alles op één persoon neerkomt, maar wel dat er heldere verantwoordelijkheden zijn. Denk aan duidelijke processen voor aanschaf, wijziging en afbouw van licenties.

3. Koppel licentiebeheer aan gebruikersbeheer

Elke licentie is uiteindelijk gekoppeld aan een gebruiker. Daarom is het logisch – en eigenlijk onmisbaar – om licentiebeheer te verbinden met je onboarding en offboarding. Start een nieuwe collega? Dan wijs je automatisch de juiste licenties toe. Gaat iemand uit dienst? Dan worden deze netjes ingetrokken.

Door licentiebeheer te koppelen aan gebruikersbeheer, voorkom je dat licenties blijven hangen bij oude accounts of dat er onduidelijkheid ontstaat over wie toegang heeft tot welke applicaties. Dat is niet alleen efficiënter, het helpt ook om je security en compliancy op orde te houden.

4. Maak monitoring en periodieke review een standaardproces

Licentiebeheer is geen klus die je eenmalig afvinkt. Je organisatie verandert namelijk continu. Softwaregebruik verandert, medewerkers wisselen, contracten lopen af of veranderen. Door regelmatig te controleren of je licenties nog passen bij wat je echt nodig hebt, voorkom je verrassingen. Plan bijvoorbeeld elk kwartaal of halfjaar een vast moment om je licentiegebruik onder de loep te nemen. Kijk naar afwijkingen, bespreek deze met betrokken afdelingen en neem actie waar nodig.

Licentiebeheer = toegangsbeheer

We willen het toch nog even kort in de schijnwerpers zetten, want dit is een punt dat vaak onderschat wordt. Zeker met de komst van de NIS2-richtlijn en andere strengere wetgeving rondom digitale veiligheid is het essentieel om ook je licentiebeheer door een security-bril te bekijken.

Elke licentie bepaalt wie waar toegang toe krijgt. Het is dus niet alleen een kostenpost, maar in feite ook een toegangskaartje tot je systemen, applicaties en bedrijfsdata. Zonder duidelijk overzicht ontstaan risico’s. Niet alleen op het gebied van kosten, maar ook voor je beveiliging en compliancy.

Daarom is het verstandig om licentiebeheer actief te koppelen aan identity & access management. Denk bijvoorbeeld aan het toekennen van rechten op basis van functieprofielen, of het direct intrekken van licenties bij offboarding. Dit soort keuzes vormen de basis van een solide Zero Trust-beleid, waarin je uitgaat van minimale toegang en maximale controle. In onze blog over Zero Trust en Intune leggen we uit hoe je dat in de praktijk aanpakt.

Conclusie

Licentiebeheer voelt voor veel organisaties als iets lastigs, iets dat er altijd een beetje bijhangt. Maar het hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn. Het begint bij inzicht. Weten wat je hebt, wat je gebruikt en wat je eigenlijk niet nodig hebt. Dat klinkt simpel, maar juist daar wringt het vaak.

Het verdienmodel van licenties is daarnaast voor IT-organisaties ook een mooie extra bron van inkomsten. IT-leveranciers ontvangen per licentie een bedrag aan marge en hierdoor is het niet in hun financiële belang om zelf scherp te zijn op de licentieoptimalisatie van klanten. Ook Microsoft heeft er commerciële voordelen bij als jouw organisatie betaalt voor ongebruikte of een te grote hoeveelheid licenties. Daar staan wij echter niet achter: wij streven naar eerlijkheid en transparantie. Innvolve helpt je daarom graag om dit praktisch en haalbaar te maken. We kijken met je mee, denken vooruit en zorgen dat het werkt in de praktijk.

Benieuwd waar jouw organisatie staat? Vraag vrijblijvend onze Microsoft-licenties nulmeting aan of plan een gesprek in met Dirk!