Een IT-transformatie is pas echt geslaagd als medewerkers er dagelijks prettig en effectief mee werken. In een interview met Jorg Tibosch, Modern Workplace consultant bij Innvolve, wordt duidelijk dat techniek slechts één kant van het verhaal is. De echte uitdaging? Zorgen dat mensen de nieuwe manier van werken omarmen.

Met Jorg Tibosch, Modern Workplace consultant bij Innvolve

Een complete digitale transformatie

Voor A Brand New Day werd een grootschalig traject uitgevoerd waarbij de volledige IT-omgeving werd vernieuwd. Van on-premise servers naar Microsoft Azure, en van traditionele file servers naar SharePoint en Microsoft Teams.

De impact hiervan was enorm. Waar medewerkers voorheen afhankelijk waren van VPN-verbindingen en lokale netwerkschijven, kunnen zij nu overal werken met alleen een internetverbinding. Tegelijkertijd veranderde de hele gebruikerservaring: een nieuwe interface, nieuwe processen en vooral nieuwe manieren van samenwerken.

Adoptie: de sleutel tot echte waarde

Volgens Jorg zit de grootste uitdaging niet in de techniek, maar in adoptie.

“Je kunt een perfecte oplossing bouwen, maar als niemand begrijpt hoe het werkt, heb je er niets aan.”

Daarom werd vanaf het moment van livegang sterk ingezet op begeleiding:

• Nazorg op locatie: directe ondersteuning op de werkvloer
• Interactieve demo’s: twee live sessies van elk 1,5 uur
• Hybride trainingen: zowel fysiek als online via Teams
• Opnames achteraf: beschikbaar via SharePoint

In plaats van klassieke PowerPoints werd gekozen voor live demo’s. Medewerkers zagen direct hoe ze in hun dagelijkse werk met de tools konden omgaan.

Jong bedrijf, maar toch adoptie-uitdagingen

Met een gemiddelde leeftijd van 35 jaar lijkt digitale adoptie vanzelfsprekend. Toch bleek dat een misvatting. Digitale vaardigheden verschillen sterk per persoon, ongeacht leeftijd.

Juist daarom was het belangrijk om aannames los te laten en iedereen stap voor stap mee te nemen in de nieuwe werkwijze.

Praktische richtlijnen maken het verschil

Om medewerkers ook ná de trainingen te ondersteunen, ontwikkelde Innvolve een handout met praktische richtlijnen voor slim en veilig werken met Teams en SharePoint. Deze bleek essentieel voor de dagelijkse praktijk.

Slim omgaan met synchronisatie

Medewerkers leerden bewust om te gaan met opslag en synchronisatie. Niet alles hoeft lokaal beschikbaar te zijn. Door alleen relevante bestanden te synchroniseren, blijft de werkomgeving overzichtelijk en binnen de limieten.

Altijd kunnen doorwerken, ook offline

Door bestanden offline beschikbaar te maken, kunnen medewerkers altijd doorwerken, zelfs zonder internet. Wel is het belangrijk om regelmatig te synchroniseren zodra je weer online bent.

Voorkom en los sync-conflicten op

Samenwerken brengt risico’s met zich mee, zoals conflicten tussen verschillende versies van documenten. De richtlijn: controleer altijd zorgvuldig en schakel hulp in bij twijfel. Liever direct oplossen dan achteraf data verliezen.

Teams vs. SharePoint: het juiste gebruik

Een belangrijk inzicht voor gebruikers:

• Teams: voor communicatie en snelle samenwerking
• SharePoint: voor structuur, documentbeheer en rechten

Door dit onderscheid te begrijpen, werken medewerkers efficiënter én veiliger.

De kracht van herhaling en key users

Adoptie stopt niet na één training. Door informatie te herhalen via sessies, documentatie en video’s blijft kennis beter hangen.

Daarnaast ontstaan er binnen teams vanzelf zogeheten key users: collega’s die sneller leren en anderen helpen. Deze informele ondersteuning versnelt adoptie enorm.

Stakeholdermanagement als succesfactor

Een minder zichtbare, maar cruciale factor in dit project was stakeholdermanagement. Verwachtingen veranderen gedurende een traject, en het is essentieel om daar continu over te communiceren.

Ook bleek hoe belangrijk het is dat er aan klantzijde iemand betrokken is met IT-kennis. Bij Brand New Day zorgde dit voor betere afstemming en snellere besluitvorming.

Adoptie stopt nooit

Hoewel het project technisch afgerond is, blijft adoptie een doorlopend proces. Door te blijven evalueren, ondersteunen en verbeteren, zorg je dat de organisatie écht profiteert van de nieuwe werkomgeving.

De belangrijkste les?
Technologie implementeer je één keer.
Gedragsverandering begeleid je continu.

En precies daar wordt het verschil gemaakt.

Conclusie

Bij Innvolve geloven we dat adoptie het hart vormt van elke succesvolle IT-transformatie. Techniek alleen is niet genoeg; het gaat erom dat medewerkers de nieuwe manier van werken begrijpen, omarmen en effectief toepassen. Daarom zetten wij altijd in op praktische begeleiding, herhaling en het ondersteunen van key users en stakeholders. Zo kan een organisatie echt profiteren van de nieuwe digitale omgeving.

 

Over de auteur

Als Modern Workplace Consultant bij Innvolve helpt Jorg Tibosch organisaties om slimmer, veiliger en prettiger samen te werken. Met specialistische kennis van Microsoft 365 en Copilot vertaalt hij IT-vraagstukken naar praktische oplossingen die écht werken op de werkvloer.

 

Kunnen we je helpen?