Het digitale transformatieproces? In het kort; de overgang naar het gebruik van “digitaal” in jouw organisatie en eigenlijk ook het veranderen van jouw organisatie om waarde te leveren in een digitale wereld. Een tijdje geleden schreven we over de vier drijfveren van de digitale transformatie. Dus eigenlijk het “waarom”, en dát geeft ons meteen een bruggetje naar de volgende stap; het “hoe”. En al is geen enkele digitale transformatie hetzelfde, zijn er toch een aantal fasen die je als organisatie sowieso zal doorlopen of overwegen..:

1. Het team vormen

Hoewel digitale transformatie vooral organisatorisch heel veel inspanning vraagt, is het niet onverstandig om een team samen te stellen die ‘de leiding heeft’ over de digitale transformatie. Want een betrokken en gemotiveerd team zorgt ervoor dat er constant aandacht is voor de transformatie. Dan weet je zeker dat het topprioriteit is én blijft.

Verantwoordelijkheden

De belangrijkste verantwoordelijkheid van het team is het opzetten, leiden en begeleiden van de inspanningen voor digitale transformatie. Het doel is uiteindelijk dat je als organisatie gaat naar een digitaal bedrijf, dus de transformatie zorgt ongetwijfeld voor een nieuwe vorming van je organisatie en gaat bijdragen aan (nieuwe) bedrijfsdoelen. Met de nodige kennis en motivatie om verandering binnen de organisatie te realiseren, is het team de drijvende kracht achter de transformatie. Dit betekent dat de teamleden zich niet alleen richten op de technologische kant van het digitale transformatieproces, maar ook op andere aspecten als verandermanagement en financiën.

Het team

Natuurlijk is elk team anders, afhankelijk van de organisatie, doelen en transformatie-inspanningen. Toch zijn de algemene verantwoordelijkheidsgebieden over het algemeen hetzelfde voor elk team. Het digitale transformatieteam leidt op elk gebied van digitale transformatie en moet bruggen kunnen slaan tussen technologie, IT en de zakelijke kant van de transformatie.

De perfecte mix

Jouw team moet daarom experts uit verschillende richtingen van het bedrijf bevatten om er zeker van te zijn dat de combinatie van technische kennis, communicatie, expertise in organisatorische veranderingen, creativiteit én leiderschap kan worden gegarandeerd. Het vereist ook zeker de juiste mix van zachte en harde vaardigheden, zoals technische kennis versus het vermogen om ruimdenkend zijn, problemen op te lossen of in een team te werken. Maar hoe groot is zo’n team dan eigenlijk? Meestal bestaat het uit 8 tot 12 mensen. Niet te groot, niet te klein.

Bovenal heeft het digitale transformatieteam IT-experts nodig. Zij spelen een cruciale rol, omdat ze het vermogen hebben om de technologie binnen de organisatie te adviseren, implementeren en beheren. IT doet veel van het harde werk om ervoor te zorgen dat de juiste technologie op de juiste plaats komt én blijft.

De leiding van jouw digitale transformatieteam

IT-experts hebben daarom meestal niet de leiding over het team. Maar wie dan wel? We kunnen niet vaak genoeg herhalen dat dit per organisatie kan verschillen. Maar; het leiderschap van zo’n team moet altijd over bepaalde vaardigheden beschikken en opereert meestal in dezelfde delen van de organisatie.

Een prioriteit op C-level

Om het hoognodige niveau van expertise en betrokkenheid te bereiken, komt leiderschap voor digitale transformatie meestal van C-level (= de hoogste beslissers van de organisatie, zoals de CTO). Om deze fundamentele verandering aan te sturen, heb je namelijk niet alleen senior ervaring nodig, maar ook senior invloed. Invloed om grote veranderingen aan te sturen en voor elkaar te krijgen met andere C-level leiders en het bestuur, zoals het regelen van financiering en het afstemmen van de digitale transformatiestrategie op de bedrijfsstrategie.

De CDO

Hoewel de CTO misschien als eerste in je opkomt – we noemden die natuurlijk ook al – leidt de CIO vaker het digitale transformatieteam. Of de CMO. Het komt zelfs steeds vaker voor dat organisaties een nieuwe rol creëren om de inspanningen voor de digitale transformatie en het team blijvend te leiden: de Chief Digital Officer (CDO). Aangezien deze rol relatief nieuw is, zijn de verantwoordelijkheden en expertisegebieden minder “in steen gebeiteld” zoals bij de meeste andere C-level rollen. Daardoor wordt het makkelijker om de perfecte balans tussen zakelijke en technische en softe en harde leiderschapsvaardigheden te vormen.

2. Behoeften onderzoeken en doelen stellen

De eerste én belangrijkste stap van het digitale transformatieproces is bepalen waarvoor je het doet. Hoe kun je tenslotte het succes bepalen en het proces begeleiden, zonder te weten wat je wil bereiken? En hoe moet je alle belanghebbenden in het proces op één lijn brengen, zonder dat ze weten waar ze naartoe werken? Juist, niet.

Doelen stellen

Doelen zijn er om een duidelijke intentie te definiëren van jouw inspanningen rondom de digitale transformatie. Want als jouw transformatie succesvol is, wat heb je dan bereikt? Heb je jouw klantervaring geoptimaliseerd, productiviteit verhoogd of misschien de winstgevendheid verbeterd? Je bepaalt doelen en verbindt deze aan je zakelijke doelen. En dan gaat het niet om één verandering die je doorvoert, maar een continue verandering. De doelen bepaal je dus voor de lange termijn.

Je houdt het grote geheel in de gaten, want hoe creëren je waarde voor ál je betrokkenen? Voor je klanten én medewerkers. Het kan namelijk lastig zijn om specifieke doelen te stellen en de ROI van specifieke digitale transformatie-inspanningen te meten. Vooral omdat veel inspanningen, zoals cultuurverandering, een grote impact kunnen hebben, maar niet per se direct meetbaar zijn. Daarom is het belangrijk om, bij het bepalen van de doelen, te focussen op het grote geheel: hoe creëer je waarde voor al je betrokkenen?

3. Een framework opstellen

Je begrijpt het vast al, maar transformeren naar een digitaal bedrijf is geen kwestie van het op zichzelf staande verbeteringen toepassen en losse technologieën upgraden. Jouw transformatie moet als één geheel worden gezien. En daar kan je goed bij geholpen worden: met het digitale transformatie framework. Dit framework helpt te bepalen hoe en wanneer je wijzigingen aanbrengt in welke delen van het bedrijf. En hoe je ze allemaal op één lijn krijgt om een nauwkeurig afgestemde mix te creëren.

Er zijn veel verschillende kant-en-klare frameworks beschikbaar van meerdere organisaties zoals MIT en Gartner, die kunnen worden aangepast een de behoeften van jouw organisatie. Wat natuurlijk ook kan, is je eigen framework bouwen. Thema’s die daarbij vaak aan te pas komen, zijn:

• Klantervaring- en betrokkenheid
• Organisatie, werkzaamheden en processen
• Mensen en cultuur
• Data and analytics
• Technologie en integraties

Klantervaring en -betrokkenheid

Overleven op het aanbieden van één product of dienst is voor organisaties een hele uitdaging. Nu de concurrentie elke dag heviger wordt en het aantal alternatieven toeneemt, is het noodzakelijk om meer aandacht te besteden aan klantenservice en de klantervaring.

Conclusie: gebruik jouw digitale transformatietraject om erachter te komen hoe je deze ervaringen kunt bieden en zinvolle relaties kunt creëren. Dit kun je doen door technologie te gebruiken om een beter begrip te krijgen van je klant en hoe je producten en diensten kunt aanpassen om meer op hen af te stemmen en hen dat “wow-effect” te geven.

Organisatie, werkzaamheden en processen

Kijk kritisch naar hoe jouw organisatie functioneert en opereert. Want jouw organisatie (en de mensen daarin!) moet snel en consistent kunnen reageren en acteren op de razendsnelle markt. En daar zijn soms heroverwegingen van je activiteiten en processen voor nodig.

Silo’s moeten worden afgebroken om effectiever en meer verbonden met elkaar samen te werken. Je kunt technologie gebruiken om bijvoorbeeld processen te automatiseren en te standaardiseren. Hierdoor wordt het werk van je mensen verschoven van het handmatig uitvoeren naar het ontwerpen en controleren ervan.

Mensen en cultuur

We weten allemaal dat de mensen binnen je organisatie de belangrijkste aanwinst is. En laat de digitale transformatie enorm veel impact hebben op die mensen in. Denk aan het wervingsproces, de bedrijfscultuur en de adoptie van technologie.

Bekijk welke vaardigheden jouw organisatie al in huis en nog nodig heeft om de nieuwe initiatieven die digitale transformatie met zich meebrengt, te ondersteunen. Om écht te transformeren, hebben mensen een “digitale mentaliteit” nodig. Wat betekent dat? De uitvoering moet snel zijn, innovatie moet worden beloond en mensen moeten zich vrij voelen om te experimenteren.

Data and analytics

Het hebben van de juiste data is een gigantische aanwinst en zal in de toekomst nóg belangrijker worden. Als je over deze data beschikt en deze op de juiste manier gebruikt, kun je slimmere, beter geïnformeerde beslissingen nemen, trends ontdekken en nauwkeurigere voorspellingen doen. Met als doel dat je met die data je organisatie en aanbod constant kunt blijven ontwikkelen. Hoe je deze data ophaalt, verzamelt, interpreteert is heel belangrijk om er de optimale waarde uit te kunnen halen. Denk daar dus goed over na.

Technologie en integraties

Digitale transformatie draait zeker niet alleen om technologie, al speelt het wel een hele grote rol. Dat betekent dat je niet zomaar begint met het random upgraden van je huidige technologie. Eerst bepaal je je doel en daarna pas je de technologie zelf aan.

Bewust of onbewust wil je technologie gebruiken omdat het nieuw en bovenal innovatief is. Maar wij hoeven je niet te vertellen dat het verstandiger is om voor technologie te gaan voor de gevolgen binnen jouw organisatie specifiek. En nóg belangrijker: hoe jij het voor jouw bedrijf kunt gebruiken en het je helpt om een geheel nieuw bedrijfsmodel te creëren. Denk aan Uber en Netflix, die technologie gebruikten om hun markt te veranderen en verstoren.

4. De strategie ontwikkelen

Oké. Je organisatie weet waar ze naartoe wil, maar hoe kom je daar? Daar komt jouw digitale transformatiestrategie aan te pas. Je werkt aan een beschrijvend en vooral concreet actieplan om jouw digitale transformatie in goede banen te leiden.

Hoe kom je van A naar B?

Wanneer je een digitale transformatiestrategie maakt, begin je met bepalen waar je nu bent en dat vergelijk je met waar je naartoe wil. Wat moet je bereiken om daar te komen? Wat moet er veranderen? Hoe meet je dit? Je stelt stadia vast, plaatst deze op een tijdlijn, en voegt mijlpalen, maatstaven en tussentijdse doelstellingen toe.

En waar je ook vooral rekening mee moet houden;

1. Betrek de (toekomstige) markt, want zij hebben ook invloed op jouw strategie en einddoelen. Zo bouw je een toekomstbestendige organisatie op.
2. Analyseer de risico’s om hier – waar nodig – snel op te kunnen acteren.
3. Houd het adaptief. Lees: houd in gedachten dat het geen to-do list is dat je afwerkt. En ook geen handleiding. Je moet adoptief zijn en veranderen met je strategie, zodat je speling toelaat om te herdefiniëren hoe het succes eruitziet als veranderingen – of juist nieuwe kansen – zich voordoen.
4. Splits jouw transformatieproces op in beheersbare stappen. De kans is groot dat er veel (en dan bedoelen we heel veel) moet gebeuren om echt het soort organisatie te worden dat je wil zijn, en om dat voort te zetten in de toekomst. Door een strategie te ontwikkelen, kan je het proces opdelen in kleinere, beheersbare stappen dat uiteindelijk resulteert in een logisch proces.
5. Filter de ruis van wat belangrijk is. Je komt vast dingen tegen waarop je niet was voorbereid, maar stel prioriteiten vast van wat daadwerkelijk belangrijk is om rekening mee te houden in het digitale transformatieproces.
6. Betrek de hele organisatie bij het proces, aangezien er sprake is van een organisatorische inspanning en verandering.
7. Bewaak en leid jouw voortgang. Want als je van A naar B loopt (of rent) met jouw routebeschrijving in de hand, zal het af en toe zeggen welke richting je op moet slaan. Jouw digitale transformatiestrategie stelt je in staat voortdurend overzicht te houden op jouw voortgang in vergelijking met jouw oorspronkelijke plan, wat je al hebt bereikt en nog moet bereiken.

Op naar hét digitaal werken

Conclusie: het digitale transformatieproces is niet niks. Zeker niet. Het vergt organisatorische inspanningen, er moet veel vooraf geregeld en bepaald worden en de transformatie zelf verloopt het beste via een sterke strategie. Maar het doel is duidelijk. Als je organisatie naar een digitale omgeving is overgegaan, word jij een sterke concurrent, speel je beter in op veranderingen in de markt en neem je volwaardig deel aan de digitale wereld. Weet je niet waar je moet beginnen, lijkt het nog ver van je bedshow, of loopt het ergens spaak? Misschien kunnen onze consultant jouw organisatie helpen of is de gratis demo van Innvolve een oplossing!