Het lijkt makkelijker en goedkoper om IT-professionals te vragen je computers te repareren als ze niet meer werken. We snappen het. Maar op de lange termijn kost dat je écht veel meer geld. Het proactief onderhouden van je IT kan je helpen om geld en tijd te besparen en de prestaties te verbeteren, met name op de langere termijn. We nemen je mee in alle voordelen van een proactieve benadering van IT-onderhoud en hoe een Managed IT Service Provider (MSP) hierbij kan helpen.

Waarom je IT proactief onderhouden?

Wanneer er een IT-probleem voordoet, zijn er drie mogelijke scenario’s. De IT-professional lost het probleem is, er is een tijdelijke vertraging om het probleem op te lossen, of er is permanente schade aan je systeem. In alle drie de scenario’s zijn downtime en onproductiviteit van medewerkers onvermijdelijk. Voor organisaties die veel gevoelige informatie moeten beschermen – advocatenkantoren, accountantskantoren en zelfs bouwbedrijven – zijn deze vertraging en schade cruciaal. Om die reden is het heel belangrijk om je IT proactief te onderhouden, in plaats van te vertrouwen op een break-fix-methode.

Wat zijn de voordelen van proactief IT-onderhoud?

Preventief onderhoud verkleint de kans op kostbare problemen. Met de juiste strategie kan je organisatie de volgende voordelen ervaren:

1. Minder beveiligingsrisico’s

Eén op de twee organisaties heeft sinds 2021 een cyberincident meegemaakt. Cybercriminaliteit komt niet alleen steeds vaker voor, het is tegenwoordig ook zeer professioneel. Succesvolle aanvallen zijn vaak malware, phising en ransomware. Een groot deel van de security-experts zegt zelfs dat het risico op aanvallen toeneemt als gevolg van de wereldpolitiek, AI en op afstand werken. Met honderden nieuwe kwetsbaarheden die elke week aan het licht komen, kan een up-to-date cyberbeveiliging het verschil maken voor jouw organisatie.

Het is essentieel om problemen met cyberbeveiliging aan te pakken vóórdat het te laat is. Door proactief te werk te gaan, kan je problemen en gebreken vroegtijdig opsporen. Dat stelt IT- en beveiligingsprofessionals in staat om een aanval te voorkomen of je bedrijf te helpen herstellen. Zo zijn er organisaties als Innvolve die specifiek oplossingen bieden voor bedrijven van bepaalde omvang, zoals het (groot) MKB.

2. Bescherming tegen gegevensverlies

Systemen en apparaten kunnen op elk moment uitvallen. Dat kan een kostbare aangelegenheid zijn, vooral wanneer je door een systeemstoring waardevolle data verliest. Verstoringen met dataverlies kostten organisaties in 2023 gemiddeld 2,61 miljoen dollar.

Daarom is het belangrijk om je voor te bereiden op onverwachte situaties als het verlies van je gegevens. Dit doe je door een sterk back-up- en Herstelplan te hebben. In een herstelplan – ook wel Disaster Recovery Plan – onderzoek je de risico’s en beschrijf je duidelijke, efficiënte processen om de IT-storing snel te herstellen. Met een back-up heb je altijd een recente kopie van je originele data.

3. Minimale uitvaltijd

Alle IT-systemen moeten een bepaalde mate van downtime ondergaan. Of het nu gaat om updates of het uitvoeren van preventief onderhoud. Wanneer dit gepland is, kan je je team en klanten hier vooraf over informeren. Je kunt zelf om de planning heen werken om de impact ervan te minimaliseren.

Ongeplande downtime is echter een ander verhaal. Wanneer je systemen offline gaan, komt de productiviteit stil te liggen en hebben klanten geen toegang tot je resources. Ook dit kan je organisatie veel geld kosten. Volgens een onderzoek van Ponemon Institute uit 2016 waren de gemiddelde kosten van een minuut downtime zo’n 9 dollar. Dit varieert natuurlijk per sector, omvang en type organisatie. Inmiddels zal dit bedrag alleen maar gestegen zijn.

Met proactieve bewaking en onderhoud van je IT-systemen, kan je de negatieve gevolgen van onverwachte downtime aanzienlijk verminderen. Ook hier komen we terug op de back-up en het herstelplan. Je team kan met een vooraf uitgedachte strategie sneller en efficiënter acteren op systeemstoringen.

4. Minder prestatieproblemen

Proactief IT-onderhoud beschermt niet alleen je systemen tegen aanvallen of minimaliseert downtime. Het verbetert ook je prestaties over de hele linie. Met een effectieve strategie voor preventief onderhoud kan jouw organisatie namelijk ook prestatieproblemen herkennen. Hiermee verhoogt de betrouwbaarheid, uptime en goede werking van je IT-omgeving. Ook kunnen projecten beter worden geschaald in de tijd. Het stelt je team ook in staat om systemen zó te configureren, dat de organisatie makkelijker omzetdoelstellingen behaald.

Hoe kan een MSP helpen met proactief onderhoud?

Samenwerken met een vertrouwde Managed Service Provider (MSP) is één van de beste manieren om IT-problemen te voorkomen. Deze externe partij houdt jouw hele IT-omgeving onder toezicht, inclusief endpoints, én zorgt ervoor dat technologie altijd up-to-date is. Een MSP doet er alles aan om te voorkomen dat er iets misgaat in je IT-infrastructuur, terwijl jouw organisatie zich kan focussen op de kernactiviteiten.

Preventief onderhoud: wat doet een MSP dan?

Een Managed Service Provider beheert jouw IT-omgeving en houdt deze veilig en up-en-running. Om dat te doen, maken ze meestal gebruik van de nieuwste technologieën:

• Documentatie. Het verzamelen en bewaren van alle documenten met betrekking tot je netwerk;
• Back-ups. MSP’s kunnen helpen bij het instellen en bewaken van je back-ups, zodat deze goed werken wanneer je het daadwerkelijk nodig hebt. Samen kijk je naar verschillende back-up-oplossingen als AvePoint Cloud Back-up of Microsoft 365 Back-up. Op basis van het type data en organisatie, bepaal je samen welke oplossing het beste past;
• Updates en patches. Een MSP zorgt ervoor dat al je software up-to-date is. Zo patchen wij bijvoorbeeld één keer per maand structureel op zaterdag na de laatste vrijdag van de maand. Hier monitor je kwetsbaarheden en los je deze direct op;
• Technische beoordelingen. Managed Service Providers kunnen ook technische beoordelingen uitvoeren om ervoor te zorgen dat je apparatuur altijd aan de eisen voldoet;
• Problemen opsporen. MSP’s kunnen logboeken bekijken en de hardware controleren om mogelijke problemen op te sporen;
• Netwerkstabiliteit. Een externe partij kan helpen bij het oplossen en voorkomen van problemen met netwerkconnectiviteit;
• Monitoring tools. Apparaten en tools worden in de gaten gehouden door middel van apparaatbeheer;
• Cyberbeveiliging. Tot slot helpt een betrouwbare MSP met het voldoen aan best practices op het gebied van cyberbeveiliging.

Conclusie

Als het om je IT gaat, bespaart het voorkomen van problemen je op de lange termijn veel meer geld en tijd. Het is een investering die zeker de moeite waard is. Als je op dit moment niet de resources of kennis in huis hebt om dit aan te pakken, kan je altijd samenwerken met een Managed Service Provider. Managed of Co-Managed. Zij helpen je bij een proactieve benadering van IT en houden je systemen up-en-running onder volledig of gedeeld beheer.

Bij Innvolve hebben we veel klanten geholpen hun technologie te optimaliseren, zodat ze meer tijd, geld en vrijheid hebben om zich te richten op de groei van de organisatie.

We begrijpen dat het lastig is om te bepalen hoe jouw IT ervoor staat. Daarom gaan we gerust eens vrijblijvend met je om tafel voor een technisch adviesgesprek.