Succesvolle werkplek vs. een niet-functionerende werkplek: deze 9 elementen maken het verschil!

28/10/2021

De technologische ontwikkeling is nog nooit zo hard gegaan. IT innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Toch wordt digitaal (samen)werken er voor veel mensen niet makkelijker op. Sterker nog, een wirwar van applicaties zorgt voor chaos binnen veel organisaties. Hoe deel ik mijn bestanden? Hoe onthoud ik ál die wachtwoorden? En waar vind ik in vredesnaam die laatste versie van mijn presentatie?

Ons punt is waarschijnlijk wel duidelijk en van het gemak van een gepersonaliseerde digitale werkplek hoeven we je waarschijnlijk niet meer te overtuigen. Maar hoe richt je zo’n digitale werkplek in? De keuzes die je maakt en aanpak die je hierin kiest zijn van directe invloed op het gebruikersgemak én de mate waarin jij je IT- en organisatiedoelen behaalt. 

In deze blog zetten we daarom alle belangrijke must-haves voor je op een rijtje. Wat zijn de belangrijkste elementen van een succesvolle digitale werkplek?

1. Single Sign-On: één keer inloggen

Tien keer per dag inloggen en constant zoeken naar je wachtwoorden; die frustratie hoeven we je waarschijnlijk ook niet uit te leggen. Voor veel werknemers is het een doorn in het oog. Single Sign-On (ook wel SSO) zorgt ervoor dat je gebruikers nog maar één keer hoeven in te loggen, op een centrale server. Van daaruit hebben ze vervolgens – via hun digitale .me werkplek – toegang tot alle applicaties en documenten die voor hen relevant zijn. Zo vinden ze snel wat ze nodig hebben en verliezen ze geen onnodige tijd meer met het constant opnieuw inloggen.

Om het nog iets concreter te maken; SSO bespaart maar liefst 24 uur (schatting!) per werknemer per jaar, omdat er geen tijd wordt verspild aan het opnieuw-en-opnieuw inloggen of de zoektocht naar wachtwoorden. Zo zorgt SSO onder de streep voor een verbeterde digitale werkervaring én voor flinke winst in efficiëntie binnen jouw bedrijf.

Maar ook voor jouw IT-afdeling biedt SSO uitkomst. Doordat er minder inlogprocedures zijn, wordt het gebruikersbeheer een stuk makkelijker én overzichtelijker. Met eenvoudige on- en offboarding. En wil je een nieuwe applicatie toevoegen aan je digitale werkplek, is dat ook zó gepiept.

2. Multi-Factor Authenticatie (MFA): maximaal veilig

Virussen en andere malware, ransomware, e-mailfraude: cybercriminaliteit komt steeds vaker voor en het komt soms zelfs eng dichtbij. De optimale digitale werkplek is dan ook voorál een goed beveiligde werkplek.

Multi-factor Authenticatie (afgekort MFA) is een hele goede manier om cyberrisico’s te verkleinen. Je gebruikers krijgen pas toegang tot hun digitale .me werkplek als ze zich aanvullend hebben geïdentificeerd via een ander apparaat - vaak een mobiele telefoon. Bijvoorbeeld via een sms-code op hun telefoon of via een speciale MFA-app op hun telefoon of tablet. Een voorbeeld daarvan is Microsoft Authenticator.

In de praktijk blijkt MFA een hele effectieve methode om digitale criminaliteit te voorkomen binnen jouw organisatie. Een hacker heeft op die manier namelijk niet meer genoeg aan alleen de gebruikersnaam en het wachtwoord van de gebruiker, om ongeoorloofd een systeem binnen te dringen. Zéker als je gebruikmaakt van Single Sign-On, is het slim om via MFA extra beschermd te zijn. Je kunt er ook aanvullend voor kiezen om specifieke apps en systemen met gevoelige informatie extra te beveiligen aan de hand van MFA.

 

3. Locatie- en apparaat-onafhankelijk: altijd en overal bereikbaar

Een optimale digitale werkplek past zich automatisch aan aan de omstandigheden, en is daardoor goed bereikbaar vanaf (bijna) elke locatie en vanaf elk apparaat. Of je nu werkt vanaf een desktop, laptop, tablet of smartphone: via de browser is de optimale digitale werkplek altijd en overal beschikbaar. Zélfs in Spanje op het strand of in je skihutje in Oostenrijk.

Ideaal als je veel onderweg bent of als je vaak afwisselt tussen thuis- en op kantoor werken (wat natuurlijk steeds vaker voorkomt).

 

4. Conditional Access: onmisbare toegangscontrole

Niet elke gebruiker heeft elke applicatie nodig op elk apparaat. Het voordeel van een goed ingerichte digitale werkplek is nu juist dat de gebruiker alleen dátgene ziet dat hij of zij nodig heeft, via één platform. Dit wordt geregeld door Conditional Access. Dat betekent dat gebruikers - afhankelijk van hun rol - toegang hebben tot bepaalde systemen, applicaties en documenten.

Vooral voor je security is dat heel erg belangrijk, want Conditional Access voorkomt dat mensen informatie en applicaties openen binnen bepaalde devices, browsers of netwerken. Je kunt het dan bijvoorbeeld onmogelijk maken om het bedrijfsnetwerk te bereiken via een privé-device. Een voorbeeld; het openen van een applicatie die alleen in Chrome werkt, krijg je niet geopend in Internet Explorer. Of om zonder de juiste rechten bepaalde gevoelige dossiers te openen.

Maar Conditional Access zorgt óók voor een hele persoonlijke gebruikerservaring. Afhankelijk van de rol van jouw werknemer en de bijbehorende rechten, krijgt hij of zij toegang tot specifieke lokale, hosted en web-applicaties. Zo zien digitale werkers alleen nog maar wat voor hen relevant is. En houd je als organisatie vanzelf meer controle over wie waar en op welke manier de werkplek en applicaties bereikt.

 

5. Een goede zoekfunctie

De digitale .me werkplek is een goed beveiligd én gepersonaliseerd en op die manier heeft de gebruiker alleen nog maar toegang tot díe systemen en applicaties die voor hem of haar relevant zijn. Handig! Maar: naarmate jouw organisatie groeit en het IT-landschap groter en complexer wordt, kan dat betekenen dat de gebruiker alsnog het overzicht verliest. Ook kan een nieuwe rol binnen de organisatie ertoe leiden dat de digitale werkplek verandert. Het is voor een gebruiker daardoor lastig om zijn of haar weg te vinden in de digitale werkplek.

Een goede zoekfunctie is daarvoor dé oplossing. Eentje die alleen maar relevante resultaten weergeeft én die ervoor zorgt dat gebruikers binnen de digitale werkplek snel en gemakkelijk de informatie vinden waarnaar ze op zoek zijn. Het resultaat? Minder frustratie, minder tijdverlies, en snelle toegang tot alle relevante informatie. Werkt wel zo lekker.

 

6. Geïntegreerd intranet

Zo'n sociaal intranet, waar is dat precies voor? De laatste nieuwtjes binnen de sector van je bedrijf, de salesprocedure, of gewoon foto's van het laatste personeelsuitje. Een middel om de interne communicatie helemaal op orde te hebben. Het biedt niet alleen informatie maar zorgt ook voor verbinding tussen collega’s en afdelingen en verbetert de onderlinge samenwerking.

Zo'n intranet biedt dus behoorlijk wat voordelen. Dan is het wél zo handig als medewerkers het intranet via de digitale werkplek kunnen bereiken, zodat ze alle functionele en sociale informatie op één plek kunnen terugvinden.

De digitale .me werkplek biedt daarom de mogelijkheid om het intranet te integreren. Op dié manier heb je een handig allround platform, waar bedrijfsaankondigingen pal naast het bedrijfsbeleid en applicaties staan. En waar communicatie en samenwerking hand in hand gaan met projecten, taken en documenten.

 

7. Geïntegreerd systeem voor documentmanagement

Wat is de status van de laatste offerte? Welke nieuwe inkoopafspraken hebben we ook alweer gemaakt met onze leverancier? Waar is de werktekening voor dat ene project eigenlijk gebleven?

Van e-mails tot rapporten, van facturen tot werktekeningen: in dit informatietijdperk produceren bedrijven de hele dag door enorme hoeveelheden documenten. Een goed systeem voor documentmanagement helpt je om je digitale informatievoorziening op orde te krijgen en ervoor te zorgen dat je medewerkers snel het juiste document vinden. En dat allemaal op één centrale plek.

Maar: net als bij het intranet is het ook in dit geval handig als het document management systeem (DMS) geïntegreerd is in je digitale werkplek. Op die manier zijn alle documenten heel makkelijk beschikbaar op elk apparaat en op die manier kan de gebruiker ze ook direct gebruiken.

 

8. Self-service

We regelen onze bankzaken online, boeken een hotel of appartement vanaf onze smartphone en rekenen in de supermarkt af bij de zelfscankassa. Zélf doen is helemaal ons ding geworden. Het voordeel? Je bent niet meer afhankelijk van de beschikbaarheid van anderen en regelt je eigen zaken wanneer het jou uitkomt.

En dat zien we dus ook steeds vaker in zakelijke context. Steeds meer organisaties kiezen voor self-service, waarbij werknemers veelvoorkomende processen (zoals het gebruikelijke aanvragen van verlof of het indienen van declaraties) zelf kunnen oppakken. Handig voor de medewerker zelf: die kan zijn of haar zaken afhandelen wanneer het hem of haar uitkomt. Maar natuurlijk óók voor zijn of haar manager die alleen nog maar tijd kwijt is aan het verlenen van goedkeuring.

Je voelt 'm al aankomen; nóg handiger is het als deze self-service is geïntegreerd in de digitale werkplek (en ook werkt voor de digitale werkplek zelf; bijvoorbeeld bij het aanvragen van applicaties). Op die manier heeft de gebruiker alles bij de hand, vanaf elke locatie en elk apparaat. Daar blijven we weer op terugkomen!

 

9. Technologie-onafhankelijk platform

Een goede digitale werkplek zorgt ervoor dat je werknemers vanaf één centrale plek toegang hebben tot alle relevante applicaties, taken, processen en platformen, als hét startpunt voor de werkdag. Dan is het wel zo belangrijk dat de digitale werkplek uit de voeten kan met alle mogelijke systemen, ongeacht de onderliggende technologie. Daarom verenigt de digitale .me werkplek alle systemen en platforms: van webapplicatie tot legacy-systeem. Zodat de gebruiker niet tóch "ook nog een ander systeem nodig heeft".

 

Op naar dé digitale werkplek

De optimale digitale werkplek koppelt een perfecte digitale werkervaring eigenlijk aan de superbelangrijke beveiliging én aan maximale efficiencywinst. Meer weten over de mogelijkheden? Probeer dan de gratis demo van Innvolve en ervaar zelf hoe de optimale digitale werkplek er in de praktijk uitziet!