Het uitbesteden van je IT – ook wel Managed IT – betekent dat een externe partij jouw IT-afdeling invult. Van onderhoud en beheer tot ontwikkeling. Een alternatief is Co-Managed IT, waarbij er een strategische samenwerking ontstaat tussen jouw interne IT-team en de IT-leverancier. Hier wordt jouw huidige team versterkt en ondersteund in het beheer. Het uitbesteden van IT kent veel voordelen, maar natuurlijk ook nadelen. Een perfecte service bestaat niet, dus we nemen je mee in deze punten én hoe je ze kunt oplossen of voorkomen.

Met Andrew Passon.

1. Weerstand vanuit het interne team

Wanneer je binnen jouw organisatie een eigen IT-team hebt draaien, kan het voor wrijving zorgen wanneer IT wordt uitbesteed. Werknemers kunnen zich bedreigd voelen of het idee hebben dat ze worden vervangen door een externe leverancier.

Oplossing

Wanneer er sprake is van een intern IT-team, kies je als organisatie voor Co-Managed IT. Dit betekent dat de IT-leverancier zal werken als aanvulling, niet als vervanging. Het is belangrijk om je team dit duidelijk uit te leggen. Het doel van het uitbesteden van IT in die vorm, is het versterken en ondersteunen van het team.

Om wrijving tegen te gaan, is het belangrijk om een gemeenschappelijke basis tussen de teams te creëren. De rollen en verantwoordelijkheden van elke groep zet je duidelijk op papier en de communicatie houd je open en eerlijk.

2. Afhankelijk van een derde partij

Het tweede probleem waarmee je te maken kunt krijgen, is de toenemende afhankelijkheid van een externe leverancier. Je start overigens niet zomaar met de samenwerking en in het begin zal het efficiënt en effectief verlopen. Echter brengt dit als valkuil met zich mee dat je als organisatie zelfgenoegzaam wordt met je IT en de tijd niet meer neemt om de IT-behoeften te begrijpen. Hierdoor kan je het gevoel krijgen dat je afhankelijk wordt van de IT-leverancier. Bijvoorbeeld kwetsbaar zijn voor beperkingen, prijs- en servicemodellen, of de levensduur van de externe partij.

Oplossing

Zorg ervoor dat je altijd toegang behoud tot belangrijke accountgegevens. Door dossiers en essentiële gegevens bij te houden, is het ook altijd mogelijk om afstand te doen van je huidige samenwerking of over te stappen naar een andere provider. Als organisatie moet je ook altijd betrokken blijven bij het besluitvormingsproces. Zo zorg je er automatisch voor dat je altijd over de nodige kennis beschikt wanneer je ervoor kiest om je volledige IT in-house te laten beheren.

3. Gebrek aan sectorspecifieke kennis

Voor zowel jouw organisatie als voor de IT-provider kan gelden dat bepaalde kennis uit de branche mist, die de kwaliteit van de service zou kunnen verbeteren.

Oplossing

Om dit te weerleggen en meteen een oplossing te bieden, is het belangrijk om een IT-leverancier te kiezen die al ervaring heeft met organisaties uit dezelfde branche. Hierdoor kennen zij de unieke uitdagingen uit de sector, waar jouw organisatie mee geconfronteerd kan worden. Vaak hebben IT-leveranciers een bepaalde focus op sectoren. Zo werkt Innvolve in principe met alle typen organisaties samen, maar hebben zij specifiek ervaring in Finance, Mobility, Zorg en IT.

4. Hoge kosten

De volgende uitdaging bij het samenwerken met een extern IT-bedrijf, zijn de kosten van hun diensten. IT uitbesteden kan duur zijn, of het nu gaat om break-fix oplossingen of beheerde IT-pakketten. De kosten kunnen ook oplopen als je complexe IT-behoeften hebt, zoals:

• IT-voorschriften van de overheid;
• Hoge beveiligingsvereisten;
• Complexe gegevens- en netwerkstructuren, of
• Meerdere locaties.

Oplossing

We hoeven je ongetwijfeld niet meer te vertellen dat ook in dit geval geldt dat goedkoop vaak duurkoop is. Het kan verleidelijk zijn om voor een IT-partij te kiezen die diensten voor een lage prijs aanbiedt, maar dit gaat vaak ten koste van de kwaliteit van de service. Daarom is het belangrijk om aan de voorkant een IT-budget vast te stellen. Met dit budget ga je op zoek naar een leverancier die waarde biedt voor die prijs. Om een goede vergelijking te kunnen maken, kan je beroep doen op een prijscalculator zoals die van Innvolve, of vraag je een aantal offertes op.

“Je moet kijken naar de totale omvang van de services. Het is het proces. Het is de training, het inhuren, het werven. De professionele ontwikkeling en toegang tot experts die verstand hebben van technologie.”

Andrew Passon, Director Solutions.

5. Beperkte controle en maatwerk

Je kunt het idee hebben dat je niet meer volledig in controle bent over je IT-strategie wanneer je organisatie met een IT-provider werkt. De IT-leverancier ondersteunt bijvoorbeeld alleen het Microsoft ecosysteem, terwijl jij Google Workspace wil gebruiken. Of een ander voorbeeld: je wil vasthouden aan een bepaald besturingssysteem, maar zij staan erop om over te stappen naar het nieuwste systeem. Externe leveranciers hebben soms een andere kijk op wat goed is voor jouw organisatie en bieden vaak verschillende prijzen en vaste services. Bedrijven kunnen te veel betalen voor services of functies wanneer er maatwerk nodig is.

Oplossing

Om dit te voorkomen, is het belangrijk om je IT-behoeften goed naast het aanbod van de IT-leverancier te leggen. Als je dit aan de voorkant met elkaar bespreekt, worden er geen onverwachte beslissingen gemaakt.

Andrew legt ook uit dat externe leveranciers vaak solide processen en ticketsystemen hebben en dat ze rekening houden met hun expertise wanneer ze suggesties doen voor klanten. “We zijn getraind en gecertificeerd in deze systemen. We hebben toegang tot ondersteuning van leveranciers. Dat maakt het efficiënter.”

6. Communicatie-uitdagingen

Een samenwerking kost altijd tijd, zo ook de communicatie tussen jouw organisatie en de IT-provider. Dit kan leiden tot wat vertraging bij het oplossen van problemen of het nemen van beslissingen. Deze uitdagingen komen vaak voort uit een behoefte aan meer duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden of kan te maken hebben met verschillen in communicatiestijlen.

Oplossing

Ontevredenheid heeft vaak te maken met verwachtingen die niet zijn uitgesproken. Om dit te voorkomen, is het belangrijk dat beide partijen duidelijke communicatiekanalen opzetten en beslissen wie welke rol daarin vervult. Hierdoor kunnen verwachtingen beter worden gedefinieerd en gedeeld met elkaar. Dan zorg je ervoor dat je écht op één lijn zit wat betreft IT-doelstellingen.

7. Potentiële beveiligingsrisico’s

Het uitbesteden van IT-services aan een externe leverancier kan het risico op datalekken of andere beveiligingsproblemen vergroten als de leverancier niet goed is doorgelicht of hun beveiligingsprotocollen niet op orde zijn. Je geeft hierbij namelijk een stukje gegevensbeveiliging af aan een externe partij. En hoewel geen enkele organisatie volledig beschermd is voor cybercriminaliteit, moeten IT-bedrijven proactieve maatregelen nemen om gegevens en netwerken optimaal te beveiligen.

Oplossing

Beveiligingsrisico’s nemen sterk af wanneer externe controleurs worden ingeschakeld om het werk van jouw uitbestede IT te controleren. Een goed IT-team vindt dit niet meer dan normaal en zal ongetwijfeld deel uit willen maken van dit proces. Het gaat om het opbouwen van vertrouwen.

Aan de andere kant is het vanuit de externe partij ook heel belangrijk om een goed beveiligingsbeleid te hebben. Denk daarbij aan de afspraken over systemen die niet op afstand mogen worden benaderd, tenzij dit vooraf is afgesproken. Of afspraken over dat bestanden niet zomaar ingezien mogen worden en en de verduidelijking van wat geautomatiseerd is binnen je IT-infrastructuur.

“Het is echt een kwestie van verwachtingen stellen en privacy respecteren. Let ook op certificeringen als ISO 27001.”

Andrew Passon, Director Solutions.

Conclusie

Het uitbesteden van IT-services kan jouw organisatie veel voordelen opleveren. Je technologie is altijd en overal beschikbaar en up-to-date, je voorkomt onverwachte kosten en je hoeft je minder druk te maken om de beveiliging en werking van je systemen. Maar natuurlijk kent het ook haar uitdagingen. Daarom is het belangrijk om deze uitdagingen aan de voorkant onder ogen te komen en te voorkomen of snel te kunnen tackelen met je IT-leverancier.

Met meer dan 20 jaar ervaring in Managed Services, weten wij als Innvolve als geen ander welke uitdagingen je tegen kunt komen met uitbestede IT. Maar vooral hoe je dit met elkaar kunt oplossen.

Meer weten over het uitbesteden van je IT, Co-Managed IT, of de uitdagingen en voordelen van deze diensten? Een kop koffie is zo gezet. Dan hebben we het er gewoon eens vrijblijvend over.

Of schiet makkelijk een belafspraak met Dave in.