tl;dr: Een SharePoint Agent is een AI gedreven assistent binnen jouw SharePoint site (of over verschillende sites heen) die je kan helpen met allerlei taken. Iedereen kan ermee aan de slag. In elke SharePoint site zit standaard zo’n agent, maar je kan ook met enkele klikken zelf een maatwerk assistent maken. In dit artikel leggen we uit hoe een SharePoint Agent werkt, wat je ermee kan en wat de voor- en nadelen zijn.

De uitdaging van AI

Als jij je een beetje hebt verdiept in AI en verder kijkt dan de basisfuncties van ChatGPT, dan weet je dat een goede use-case de grootste uitdaging is bij het effectief toepassen van AI. Is dit bij jou ook het geval? Maak je geen zorgen. De meeste organisaties stoeien hiermee.

Dit zijn de meest voorkomende AI-uitdagingen:

• AI-initiatieven blijven beperkt tot enkele licenties zonder doel
• Adoptie; onvoldoende opleiding en begeleiding van medewerkers
• Geen duidelijke technische roadmap en weinig kennis bij IT
• Een te ambitieus plan (begin vooral klein)
• Het ontbreken van een datafundament (AI-succes draait op data)

Aan de slag met SharePoint Agents

Je kan op heel veel manieren met GenAI aan de slag, het is echter vooral belangrijk dat je een duidelijk doel en plan hebt en klein kan beginnen. Hier komt SharePoint Agents goed van pas. Iedereen kan er heel makkelijk mee aan de slag, mits je natuurlijk een Copilot licentie hebt.

De basis functionaliteit werkt in gewone mensentaal: je typt of spreekt je vraag net zoals je die aan een collega zou stellen. Wil je een stap verder? Dan kan je een maatwerk agent maken zonder dat je een regel code hoeft te schrijven. De agent kan direct aan de slag met de data waar jij toegang toe verleent. Dat kan om enkele bestanden gaan of om hele SharePoint sites.

Je kan dus snel een eenvoudig waarde toevoegen als je een duidelijk doel hebt. Het leuke is dat je een SharePoint Agent ook heel makkelijk kan delen. De Agent zelfs is namelijk ook gewoon een bestand dat je bijvoorbeeld in een teams chat kan plakken.

Gebruiksscenario’s en Use-Cases

SharePoint Agents kunnen in allerlei situaties waarde toevoegen voor eindgebruikers. Enkele voorbeelden uit de praktijk:

• HR en bedrijfsbeleid met AI
  Medewerkers kunnen de Agent vragen stellen over HR-regelingen of beleid (bijv. “Hoe moet ik een declaratie indienen?”), en krijgen dan direct de juiste antwoorden.
• Onboarding van nieuwe collega’s met AI
  Je kan een speciale onboarding-agent creëren als eerste aanspreekpunt, zodat nieuwe teamleden snel antwoord krijgen op vragen over bijvoorbeeld bedrijfsprocessen of documentatie. Dit helpt de medewerker om snel zijn weg te vinden binnen de organisatie.
• IT-support met AI
  In plaats van voor elke IT-vraag een ticket in te dienen of de helpdesk te bellen, kunnen medewerkers veelgestelde vragen direct aan de Agent stellen. Denk aan vragen als “Hoe reset ik mijn wachtwoord?” De SharePoint Agent doorzoekt de IT-kennisbank en geeft direct uitleg of een link naar de juiste documentatie. Zo kan je de eerstelijns IT-support oplossen met de juiste data en een goed ingerichte agent.
• Het beschikbaar maken van kennis en documentatie
  Voor teams die met uitgebreide documentatie werken (bijvoorbeeld technische handleidingen of juridische dossiers) is een Agent zeer waardevol. In plaats van zelf door alle documenten te moeten zoeken, kun je gewoon een vraag stellen en de Agent presenteert direct het relevante antwoord uit de kennisbank. Zo zijn er al voorbeelden van organisaties die zo medewerkers op locatie, bijvoorbeeld een monteur, snel van de juiste kennis kunnen voorzien enkel met een telefoon.

De hierboven genoemde voorbeelden kan je snel en eenvoudig opstarten met een beperkte dataset. Je kan dus snel resultaat boeken door klein te beginnen.

Hoe maak je een SharePoint Agent?

Het gebruik van een SharePoint Agent is eenvoudig en vereist geen technische kennis. Zo kun je stap voor stap aan de slag:

1. Starten: Agent openen (of maken). Op elke SharePoint-site vind je rechtsboven een Copilot-icoon. Klik daarop om de Agent voor die site te openen. Standaard is er al een Agent per site beschikbaar (meestal heeft hij dezelfde naam als de site). Je kunt via dit menu ook een nieuwe Agent maken met specifieke functionaliteit – Dit doe je door bepaalde bestanden of mappen te selecteren en te kiezen voor “Create an agent”. Dit gaat via een eenvoudig keuze-menu, zonder dat je code hoeft te schrijven.
   
2. Bewerken: Klik op “bewerken” en er opent een dialoog waar je de naam, het pictogram en de beschrijving van de agent kan aanpassen. Je kan de agent hier ook testen.
3. Sources: Er is ook een tab om de “Sources” van de Agent aan te passen. In Sources is het mogelijk om databronnen te beheren of extra SharePoint-sites toe te voegen waar de agent mee kan werken.
   
4. Behavior: In de laatste tab kan je de “Behavior” aanpassen. Hier pas je het gedrag aan zoals de welkomstboodschap, startprompts en andere instructies. Zo kan je de eindgebruiker dus al voorzien van voorbeeld prompts zodat deze snel aan de slag kan met de agent.
   
5. Geavanceerde workflows: Eventueel is het mogelijk om nog een stap verder te gaan door de agent aan te passen in Copilot Studio. Je kan hier de geavanceerde workflows toevoegen. Voor deze geavanceerde functionaliteit heb je wel een Copilot Studio licentie nodig.
6. Gebruiken en delen: De agent is een bestand dat wordt opgeslagen in de folder waar je de Agent aanmaakt. De agent is een bestand met de naam .copilot, deze kan worden gedeeld met anderen. Als je op de agent klikt, wordt deze automatisch geopend in het zijpaneel.
7. Aanpassen: Het bewerken van een SharePoint Agent gebeurt niet via het opgeslagen bestand, maar via het Copilot zijpaneel van de site. Selecteer de agent in het vervolgkeuzemenu en klik op het menu met drie puntjes (…) aan de rechterkant.

Het is dus vrij eenvoudig om met SharePoint Agents aan de slag te gaan. Je kan bijzonder snel een idee of use-case omzetten naar de praktijk, met technologie en data die je al hebt.

Voordelen en aandachtspunten van SharePoint Agents

SharePoint Agents bieden veel voordelen, maar er zijn ook enkele aandachtspunten.

Positief

Aan de positieve kant zorgt deze functionaliteit voor enorme tijdbesparing – informatie kan in seconden bij elkaar worden gebracht en in de juiste context gezet. Dit gaat veel verder dan zoeken. Je kan een Agent op maat maken die vergaande personalisatie of specifieke functionaliteit toegankelijk maakt. SharePoint Agents zijn bovendien erg makkelijk te maken wat de doelgroep erg breed maakt.

Aandachtspunten

Daartegenover staat dat organisaties bewust moeten omgaan met AI. Adoptie is cruciaal om medewerkers bewust te maken van de kansen en bedreigingen. De data waar je toegang toe geeft is cruciaal, een AI Agent is zo goed als de bron en kan dus ook fouten maken. Actuele content is dus altijd super belangrijk. Daarnaast is governance een punt van aandacht. Agents kunnen nu makkelijk en snel door gebruikers worden aangemaakt, wat tot wildgroei kan leiden zonder duidelijke richtlijnen. Het is dus verstandig om direct een beleid op te stellen.

Conclusie

Met SharePoint Agents kan je snel en eenvoudig AI inzetten in jouw organisatie. Dat kan met technologie die je vaak al hebt, maar je hebt wel de juiste licentie nodig en het is belangrijk om de organisatie goed te begeleiden en van beleid te voorzien. Wil je meer weten over de Moderne Werkplek, SharePoint Agents of gewoon even sparren over de kansen voor jouw organisatie? Laat het ons weten of maak makkelijk zelf een (bel)afspraak met Dirk!