Om verschillende redenen kan het zijn dat je wel eens overweegt om over te stappen van IT-leverancier. Omdat er iets goed mis is gegaan, de samenwerking niet meer lekker loopt of omdat je behoefte hebt aan een frisse blik op je IT-landschap. We kunnen ons voorstellen dat je geen idee hebt wat daarbij komt kijken. Laat staan hoeveel tijd en effort dat gaat kosten. We nemen je mee in een gestructureerde aanpak voor een succesvolle onboarding van nieuwe klanten in (co-)Managed Services en hoe wij dat als IT-organisatie concreet aanpakken.

Onze methode is ontworpen om efficiëntie, duidelijkheid en kwaliteit te garanderen, gespecialiseerd in organisaties tussen de 100 en 1000 fte. Deze methode is tientallen keren toegepast, met die ervaring doorontwikkeld, en heeft zich ruimschoots bewezen ongeacht de complexiteit van IT. Dit was volgens een generieke stap-voor-stap onboarding-aanpak, die we hieronder verder toelichten.

Fase 0. Voorbereiding: De basis voor de samenwerking

Duur: 2 weken

In de voorbereidingsfase leggen we de basis voor een soepele onboarding. Dit begint met een persoonlijke, uitgebreide kennismaking tussen de betrokken stakeholders van beide partijen. Een succesvol partnership ontstaat namelijk wanneer iedereen elkaar kent en weet wie waarvoor verantwoordelijk is.

Belangrijkste activiteiten:

• Organiseren van een kick-off meeting als officiële start;
• Vastleggen van governance en detailplanning;
• Toetsen van de oorspronkelijke scope om eventuele wijzigingen in kaart te brengen.

Het resultaat? Alle neuzen dezelfde kant op. Een gedeeld begrip van de doelen, een vastgelegde governance, en een startklare planning voor de volgende fasen.

Fase 1. Intake: Inventarisatie en analyse

Duur: 3 tot 4 weken

De intakefase is een cruciale stap in het onboardingproces. Hier brengen we de huidige IT-omgeving en de gewenste doelen in kaart, inclusief de definitieve scope van de beheerovereenkomst.

Belangrijkste activiteiten:

• Uitvoeren van een uitgebreide healthcheck van de IT-infrastructuur;
• In kaart brengen van software, licenties, en procedures;
• Opstellen van een stappenplan voor de volgende fasen.

Dit levert verschillende voordelen en duidelijkheden op. Allereerst heb je zo een high-level architectuur van de huidige situatie in kaart en kom je tot een backlog met verbeterpunten en een roadmap met prioriteiten én quick wins. Dit geeft een helder beeld van de ondersteuning die de organisatie nodig heeft en de samenwerking vorm gaat geven.

Planning: Start binnen één maand na de overeenkomst en wordt uitgevoerd door een Senior Architect.

Fase 2. Opstart: Klaar voor beheer

Duur: 2 weken

In de opstartfase zorgen we ervoor dat de IT-middelen en processen voorbereid zijn voor de beheerfase. Dit omvat het doorvoeren van verbeterpunten en het opstellen van een definitieve overeenkomst.

Belangrijkste activiteiten:

• Doorvoeren van verbeterpunten uit de backlog;
• Definitief maken van de beheerovereenkomst;
• Inrichten van middelen en procedures voor beheer.

Dit zorgt voor een up-to-date en veilige IT-omgeving en daarmee basis voor de samenwerking en de dienst die we leveren. Daarnaast biedt het een volledig uitgewerkt stappenplan voor de transitie. Zo zijn we gereed om te starten met de beheeractiviteiten.

Fase 3. Transitie: Optimalisatie en standaardisatie

Duur: 2 maanden

De transitiefase draait om het verder verbeteren en standaardiseren van de processen en IT-omgeving. Ook wordt tijdens deze fase de samenwerking nauwkeurig gemonitord en bijgestuurd waar nodig.

Belangrijkste activiteiten:

• Uitvoeren van deliverables zoals SLA’s, documentatie en tooling-inrichting;
• Inrichten van processen voor incident-, problem-, en change management;
• Afstemming van rollen, verantwoordelijkheden en contact met leveranciers.

Dit zorgt ervoor dat beheerprocessen en afspraken vastgelegd kunnen worden in een Service Level Agreement (SLA) en DAP (Dossier Afspraken en Procedures) en beheerprocessen geoptimaliseerd worden. Zo is de volledig ingerichte IT-omgeving klaar voor beheer. Ook door de heldere rolverdeling en communicatiekanalen tussen alle betrokkenen wat in deze fase wordt gerealiseerd.

Fase 4. Livegang: Monitoring en bijsturing

Duur: 4 weken

Tijdens de livegangfase start Innvolve met het daadwerkelijke beheer van de IT-omgeving. Dit is de periode in de onboarding waarin alles nauwkeurig wordt gemonitord en de samenwerking indien nodig wordt bijgesteld.

Belangrijkste activiteiten:

• Testen en valideren van processen, werkinstructies en de kennisdeling uitgewerkt in een rapport of kennisbank;
• Het opschalen van capaciteit en expertise waar nodig;
• Optimaliseren en eventueel bijsturen van de beheerprocessen.

Samen zorgt dit voor een gecontroleerde livegang waarbij operationele risico’s tot een minimum worden beperkt.

Fase 5. Beheer: Continuïteit en optimalisatie

Duur: Doorlopend

In de beheerfase voert Innvolve het beheer uit volgens de overeengekomen scope en afspraken. Daarnaast worden optimalisaties en verbeteringen doorgevoerd op basis van nieuwe inzichten en de samenwerking zelf.

Belangrijkste activiteiten:

• Incident-, probleem-, en change management;
• Periodieke operationele, tactische, en strategische overleggen;
• Doorlopende kennisdeling via een dynamische kennisbank die eerder met elkaar is opgesteld.

Zo zorgen we samen voor een stabiele, goed beheerde IT-omgeving. Met het pay-per-use prijsmodel realiseren we daarnaast ook continuïteit en schaalbaarheid van jouw omgeving. Denk ook aan structurele verbeteringen doorvoeren die bijdragen aan de efficiëntie en veiligheid van de IT-services.

Conclusie

Er zijn een heleboel goede IT-leveranciers. Zowel in Brabant als door heel Nederland. Wij zijn er daar één van. Dit wordt geen verkooppraatje, maar wat vinden wij belangrijk in de samenwerking en waar is onze methodiek op gebaseerd?

• Efficiëntie garanderen. Door een heldere fasering komen we snel tot resultaten;
• Risico’s minimaliseren. Elke fase is een logische stap die bijdraagt aan een stabiele IT-omgeving;
• Flexibel zijn en blijven. We passen ons aan op de unieke behoeften en doelen van iedere klant.

Wil je weten hoe onze onboarding-aanpak jouw organisatie kan ondersteunen of gewoon even sparren over de mogelijkheden of impact van een eventuele overstap voor Managed of Co-Managed IT? We denken graag met je mee, natuurlijk vrijblijvend. Neem contact met ons op of plan makkelijk een (bel)afspraak in met Dave.

Behoefte aan een onafhankelijk advies over jouw IT-omgeving of Cloudmigratie? We bieden een Second Opinion Assessment. Hier kijkt een Microsoft-architect mee naar je omgeving en geven we een advies over verdere stappen.